بسیاری از ما ارزش برنامه ریزی و آمادگی را درک می کنیم. یک مسابقه ورزشی بدون برنامه بازی به معنای دست و پا زدن در زمین است. یک رویداد بزرگ بدون همه جزئیات منجر به هرج و مرج می شود.
علی‌رغم این دانش، ما اغلب در اولویت‌بندی برنامه‌ریزی در جایی که مهم‌تر است شکست می‌خوریم: زندگی روزمره‌مان. شروع صبح بدون یک برنامه مشخص ما را در معرض شکست قرار می دهد.
ما اهدافی را به ترتیب فصل‌ها و سال‌ها تعیین می‌کنیم، اما این کاری است که هر روز انجام می‌دهیم – عادت‌هایی که اتخاذ می‌کنیم، وظایفی که انجام می‌دهیم و چیزهایی که اولویت‌بندی می‌کنیم – که در طول زمان به موفقیت یا شکست تبدیل می‌شود. چند روز بی هدف در هر ماه می تواند به ما کمک کند تا تعادل را تنظیم کنیم و تعادل پیدا کنیم. اما زمانی که روزهای بدون قصد و هدفمان از روزهایمان فراتر می روند، در نهایت اهدافمان را از دست می دهیم و به این فکر می کنیم که این همه زمان کجا رفته است.
برنامه ریزی منظم را به یک عادت تبدیل کنید
جیمز کلیر، نویسنده پرفروش عادات اتمی، فکر می‌کند که انگیزه بیش از حد ارزیابی می‌شود: «منتظر انگیزه یا الهام گرفتن نباشید و برای عادت‌هایتان برنامه‌ریزی کنید». انگیزه از عمل سرچشمه می گیرد، نه برعکس.
به همین دلیل است که داشتن یک برنامه ریزی روزانه بسیار مهم است. بعضی از صبح ها انگیزه داریم که روز را غنیمت بشماریم و فهرستی از کارهایی که منعکس کننده جاه طلبی های بزرگ ما باشد ایجاد کنیم. اما آن روزها استثنا هستند. ما باید کارها را انجام دهیم حتی زمانی که خسته و رها از خواب بیدار می شویم، می خواهیم به رختخواب برگردیم یا مشتاق جمعه ساعت 5 بعدازظهر هستیم. آن روزها مهمترین روزها هستند که با یک برنامه به آن روز نزدیک شوید.
با تنظیم زنگ هشدار برای جلسه برنامه ریزی روزانه خود هر روز در زمان مشخصی شروع کنید – چه در طول مراسم تعطیلی کار یا اول صبح. برای ایجاد عادت آسان تر، جلسه برنامه ریزی روزانه جدید خود را با یک عادت موجود مانند نوشیدن قهوه صبحگاهی یا گوش دادن به موسیقی همراه کنید.
از یک برنامه لیست کارها مانند Todoist برای تنظیم یک کار تکراری برای برنامه ریزی روز خود استفاده کنید یا به سادگی یک زنگ هشدار را روی تلفن خود تنظیم کنید.
زمانی که نتایج فداکاری خود را فوراً ببینیم، عادت ها آسان تر ساخته می شوند. خوشبختانه، برنامه ریزی روز عادتی است که فورا جواب می دهد. با برنامه ریزی برای ساعات آینده، احساس سازماندهی، تمرکز و انگیزه بیشتری خواهید داشت. با گذشت زمان، برنامه ریزی روزتان به طبیعت دوم تبدیل می شود.
آیا در تبدیل برنامه ریزی روزانه به یک عادت انعکاسی مشکل دارید؟ زنجیر را نشکن! عادت برنامه ریزی روزانه خود را در تعطیلات آخر هفته حفظ کنید، حتی اگر قصد دارید یک روز آرام داشته باشید. کارهای روزانه، یک فیلم یا تاریخ شام را به لیست کارهای روزانه خود در روزهای شنبه یا یکشنبه اضافه کنید تا فضای واقعی را در برنامه خود برای استراحت، اوقات فراغت و پروژه های جانبی ایجاد کنید.
لیست کارهای خود را حول اهداف خود بسازید
عادت کردن به برنامه ریزی روزانه یک چیز است. اطمینان از اینکه برنامه شما واقعاً شما را به سمت اهداف بزرگترتان سوق می دهد، چیز دیگری است. از جلسه برنامه ریزی روزانه خود استفاده کنید تا مطمئن شوید که وظایف روزانه شما با اهداف بلندمدت شما هماهنگ است. در اینجا چند مرحله برای رسیدن شما به آن وجود دارد:
مرحله اول: اهداف بزرگ خود را شکست دهید
اهداف خود را به وظایف روزانه تقسیم کنید. به عنوان مثال، نمی‌توانید «به‌تنه‌ماندن» را به فهرست کارهای روزانه‌تان اضافه کنید، اما می‌توانید کارهایی مانند «30 دقیقه روی پلوتن من بگذرانید» یا «به یک پیاده‌روی شبانه بروید». وقتی برای برنامه ریزی روز می نشینید، اهداف شخصی و حرفه ای خود را مرور کنید و کارهایی را اضافه کنید که شما را به هر دو نزدیکتر کند.
اگر برای ایجاد لیست کارهای روزانه واقع گرایانه که همه اهداف شما را منعکس می کند تلاش می کنید، ممکن است تعداد زیادی از آنها داشته باشید. گسترش بیش از حد خود نه تنها خسته کننده است، بلکه به این معنی است که بعید است در همه این زمینه ها پیشرفت معناداری داشته باشید. فهرستی از تعهدات را تکمیل کنید تا به تعداد کمتری از اهدافی که برای شما مهم هستند دست پیدا کنید. به عنوان یک قاعده کلی، از داشتن بیش از 5 هدف بزرگ به طور همزمان خودداری کنید و ترکیبی از اهداف کوتاه مدت و بلند مدت را در نظر بگیرید.
مرحله دوم: به کل هفته خود نگاه کنید
برنامه ریزی روزتان با در نظر گرفتن کل هفته خود شروع می شود. شما احتمالاً اهداف متعددی دارید، مجموعه ای از وظایف بالقوه برای انجام آنها، و فقط ساعات زیادی در روز. اشکالی ندارد در حالی که برخی از اهداف از اقدامات روزانه سود می‌برند، کار کردن در راستای اهداف دیگر چند بار در هفته می‌تواند شتاب ایجاد کند. شاید روزهای دوشنبه، چهارشنبه و جمعه ورزش کنید. در برخی از روزها، ممکن است بخواهید دسته ای از وظایف را انجام دهید و فقط روی کارهای مربوط به یک هدف حرفه ای خاص تمرکز کنید. از طرف دیگر، ممکن است وظایف هدف شخصی خود را در آخر هفته جمع آوری کنید. یکشنبه عصر یا صبح دوشنبه برای کوچکنمایی وقت بگذارید و به آرامی هفته خود را ترسیم کنید تا بدانید روی کدام اهداف و در چه روزها تمرکز خواهید کرد. جزئیات را برای جلسات برنامه ریزی روزانه خود ذخیره کنید.
مرحله سوم: آخرین کارهایی را که باید انجام دهید اضافه کنید
این مرحله ای است که اکثر مردم هنگام برنامه ریزی روز خود با آن شروع می کنند. آنها با قرار ملاقات های تعیین شده، جلسات اجباری، ضرب الاجل های فوری شروع می کنند و سپس سعی می کنند وظایف هدف گرا را در اطراف خود قرار دهند. در عوض، این مرحله را برای انتها نگه دارید. به این ترتیب، شما مجبور می شوید کارهایی که باید انجام دهید را به جای برعکس، حول وظایف هدف خود قرار دهید.
در دنیای ایده آل، ما فقط بر روی کارهای روزانه تمرکز می کنیم که ما را به سمت اهداف بلندمدت خود سوق می دهد. در واقع، ما تعهدات و تعهداتی داریم که باید انجام دهیم – برخی از آنها تأثیر کمی بر رشد شخصی یا حرفه ای ما دارند. این تعهدات و تعهدات را تا حد امکان کنار بگذارید: جلسات تکراری را ارزیابی کنید، مسئولیت‌ها را تفویض کنید و با «نه» گفتن راحت باشید. با این حال، اشکالی ندارد که کارهایی را در فهرست کارهای خود داشته باشید که به سادگی باید انجام شوند. فقط مطمئن شوید که آنها زمان و انرژی شما را زیاد نمی گیرند.
در راهنمای ما برای ایجاد فهرست تعهد، درباره هماهنگ کردن روز خود با اولویت های بلندمدت خود بیشتر بیاموزید. این روش شما را وادار می‌کند که نگاهی واقع‌بینانه به مسئولیت‌های خود بیندازید، به طور مداوم فهرست اولویت‌های خود را کوتاه کنید و برای کارهایی که بیشترین اهمیت را دارند، زمان اختصاص دهید.
یک اولویت روزانه داشته باشید
بسیاری از ما صبح‌های خود را با ده‌ها کار شروع می‌کنیم که باید انجام دهیم تا در پایان روز متوجه شویم که هیچ یک از آنها را از لیست خود حذف نکرده‌ایم. مطمئناً کارها را انجام دادیم، اما هیچ کدام از کارهایی که برنامه ریزی کرده بودیم. راه حل ضد شهودی برای انجام کارهای بیشتر؟ فقط یک کار بزرگ در روز انتخاب کنید.
ممکن است فکر کنید: “چگونه می توانم به تمام اهدافم برسم اگر فقط روی یک کار در روز تمرکز کنم؟” جیک کنپ و جان زراتسکی در کتاب «زمان بسازید: چگونه بر آنچه که هر روز اهمیت دارد» تمرکز کنیم، درباره پدیده ابلهانه مشغله بدون بهره‌وری بحث می‌کنند. در بین جلسات و درخواست‌های تک‌تک، ممکن است احساس شود روی تردمیلی هستیم که نمی‌توانیم از آن پیاده شویم.
آنها به عنوان مرهم در برابر روزهای پرتلاطم که بدون پیشرفت می گذرند، مفهوم “برجسته” را معرفی می کنند:
"اولین قدم... تصمیم گیری است که می خواهید برای چه چیزی وقت بگذارید. هر روز، یک فعالیت واحد را برای اولویت‌بندی و محافظت در تقویم خود انتخاب می‌کنید.»
اگر نمی‌خواهید انتخاب کنید که نقطه برجسته یا اولویت اصلی شما در روز چیست، Knapp و Zeratsky این اکتشافی ساده را پیشنهاد می‌کنند:
"هر روز را با فکر کردن در مورد آنچه که امیدوارید نقطه روشنی باشد شروع کنید. اگر در پایان روز، کسی از شما بپرسد: «مهمترین روز شما چه بود؟» می‌خواهید پاسختان چه باشد؟ وقتی به گذشته نگاه می‌کنید، می‌خواهید از چه فعالیت یا دستاورد یا لحظه‌ای لذت ببرید؟ این نقطه برجسته شماست.»
اگر صادق باشیم، پایان دادن به روز با حداقل یک کار بزرگ از سر راه، پیشرفت قابل توجهی نسبت به کاری است که بسیاری از ما اکنون انجام می دهیم. در مقیاس زمانی طولانی تر، انجام 5-7 کار بزرگ در هفته بسیار مهم است. آیا این بدان معناست که شما فقط یک کار را در روز تکمیل خواهید کرد؟ به طور کلی، نه. با این حال، انتخاب و تکمیل یک کار مهم، ما را سرشار از حس موفقیت می کند که باعث ایجاد انگیزه برای مقابله با سایر وظایف نیز می شود.
از یک مدیر وظیفه مانند Todoist استفاده کنید تا Highlight برای روز خود را به عنوان اولویت بالا علامت گذاری کنید و آن را به بالای لیست خود منتقل کنید.
از طرف دیگر، اگر بهره‌وری قلم و کاغذ را انتخاب می‌کنید، به سادگی در دفترچه یادداشت یا برنامه‌ریز روزانه‌تان، مهمترین کار فهرست کارهایتان را علامت بزنید، برجسته کنید یا زیر آن خط بکشید.
صرف نظر از ابزارهایی که استفاده می کنید، اولویت بندی شدید را به بخش مهمی از نحوه برنامه ریزی روز خود تبدیل کنید.
روز خود را با روش بهره وری برنامه ریزی کنید
روش بهره وری هم راهی موثر برای انجام کارها و هم یک استراتژی برای برنامه ریزی روز شماست.
در زیر، چند روش بهره‌وری محبوب را به اشتراک می‌گذاریم که می‌توانید برای مقابله با وظایف خود و نحوه استفاده از آنها برای برنامه‌ریزی روزانه انتخاب کنید. روش بهره‌وری را پیدا کنید که برای شما کارآمد باشد – حتی اگر این به معنای ترکیب مجدد یک روش موجود یا ایجاد یک روش جدید از ابتدا باشد. در اینجا چند روش محبوب برای برنامه ریزی روزانه برای شروع به کار آمده است:
قورباغه را بخور
روش بهره وری Eat the Frog از شما می خواهد که یک کار مهم برای روز را شناسایی کرده و ابتدا آن را انجام دهید. این یک روش عالی برای به کار انداختن هایلایت شما در مراحل اولیه است. گاهی اوقات این وظیفه ای است که ما بیشتر می خواهیم از آن اجتناب کنیم (از این رو، خوردن قورباغه). این می‌تواند کاری باشد که برای انجام آن خیلی بزرگ به نظر می‌رسد یا کاری که باعث ناراحتی ما می‌شود. قبل از اینکه فرصتی برای به تعویق انداختن داشته باشید، فوراً به آن حمله کنید.
در طول جلسه برنامه ریزی روزانه خود، وظیفه “قورباغه” خود را در بالای لیست کارهای خود قرار دهید و زمانی را تعیین کنید. سپس، سایر وظایف خود را در زیر قرار دهید.
تکنیک پومودورو
تکنیک پومودورو برای افرادی که از کار در دوی سرعت کوتاه متمرکز با استراحت های مکرر لذت می برند بهترین است. این روش در اواخر دهه 1980 توسط فرانچسکو سیریلو، دانش آموزی در حال مبارزه، که در آن زمان تنها 10 دقیقه مطالعه متمرکز را با استفاده از تایمر آشپزخانه به شکل گوجه فرنگی (به ایتالیایی پومودورو) انجام داد، توسعه یافت. این روش شامل مراحل زیر است:
مسدود کردن زمان
با روش بهره وری مسدود کردن زمان، روز خود را به بلوک های زمانی متمایز تقسیم کنید. این می تواند به اندازه 9:30 صبح تا 11:30 صبح یا صرفاً “صبح” بسته به مدت زمانی که یک کار ممکن است طول بکشد، باشد. سپس، بدون حواس پرتی کار کنید و هر بخش از زمان را فقط به انجام یک کار خاص یا مجموعه ای از وظایف اختصاص دهید.
مانند تکنیک پومودورو، این روش به شما کمک می‌کند تا زمان انجام کارهایتان را تخمین بزنید و درک کنید. اطمینان حاصل کنید که برای مواردی مانند ناهار، استراحت، و رفت و آمد برای بیشترین دقت، بلوک‌هایی را در نظر بگیرید. اغلب اوقات یک کار بیشتر یا کمتر از آنچه شما پیش بینی می کنید زمان می برد. اشکالی ندارد در طول روز تغییرات سریعی در لیست خود ایجاد کنید. با گذشت زمان، درک بهتری از مدت زمان انجام وظایف به دست خواهید آورد. در این میان، یک قانون کلی خوب این است که مدت زمانی را که فکر می‌کنید چیزی طول می‌کشد دو برابر کنید.
ماتریس آیزنهاور
روش بهره‌وری ماتریس آیزنهاور شما را مجبور می‌کند به جای اینکه فقط فوری‌ترین کار را انجام دهید – خواه مهم است یا نه، فوریت و اهمیت هر کار را در نظر بگیرید. این روش وظایف را به چهار ربع تقسیم می‌کند و نحوه برخورد با وظایفی که در هر یک قرار می‌گیرند را توضیح می‌دهد:
وظایف “فوری و مهم” باید فورا تکمیل شود
وظایف «غیر فوری و مهم» باید در فهرست یا تقویم شما برنامه ریزی شود
وظایف «فوری و غیر مهم» باید به شخص دیگری محول شود
“کارهای غیر فوری و غیر مهم” باید حذف شود
برای شروع، فهرست کارهای معمولی خود را، شامل تمام کارهای روزانه خود بسازید. سپس آنها را به چهار دسته «فوری و مهم»، «غیر فوری و مهم»، «فوری و غیر مهم» و «غیر فوری و غیر مهم» مرتب کنید. هنگامی که این دسته بندی ها را دارید، مطابق با لیست کارهای خود عمل کنید: همانطور که برای روز خود برنامه ریزی می کنید، وظایف را انجام دهید، برنامه ریزی کنید، واگذار کنید و از لیست کارهای خود حذف کنید.
با گذشت زمان، این فرآیند به ماهیت دوم تبدیل می‌شود و شما طبیعتاً یک فهرست تکالیف با وظایف «فوری و مهم» و «غیر فوری و مهم» در فهرست خود تهیه خواهید کرد.
با شرکت در آزمون روش های بهره وری ما، روش بهره وری را پیدا کنید که برای شما بهترین کار را دارد تا سبک منحصر به فرد کار خود را بهتر درک کنید.
ابزار برنامه ریزی خود را انتخاب کنید
شما در مورد یک رویکرد برای برنامه ریزی روزانه خود تصمیم گرفته اید – اکنون زمان آن است که ابزار خود را انتخاب کنید. از نرم افزار بهره وری گرفته تا کاغذ و قلم، در اینجا برخی از محبوب ترین گزینه ها آمده است:
یک برنامه فهرست کارها
یک مدیر وظیفه دیجیتال برای کسانی که از فناوری آگاه هستند و به جای نوت بوک به دنبال تلفن یا تبلت خود هستند، انتخاب عالی است. برنامه‌های فهرست کارها این مزیت را دارند که همه چیز را در یک مکان نگه می‌دارند و از هر جایی در دسترس هستند. با تغییر برنامه‌هایتان می‌توانید به‌طور یکپارچه وظایف را از روز به روز جابه‌جا کنید، اسناد و پیوندهای مرتبط را در کنار وظایف خود سازماندهی کنید، و یک رکورد خودکار و قابل جستجو از همه کارهایی که انجام داده‌اید داشته باشید.
ما Todoist را توصیه می‌کنیم، برنامه فهرست کارهای شخصی بین پلتفرمی ما که در اکثر دستگاه‌ها در دسترس است. این برنامه دارای ویژگی های بسیاری مانند یادآوری، برچسب، فیلتر، نظرات و آپلود فایل است که برنامه ریزی روز شما را آسان تر می کند.
یک لیست دیجیتال
اگر مشتاق یک مدیر وظیفه کامل نیستید، اما همچنان می‌خواهید یک راه‌حل دیجیتالی داشته باشید، ابزارهای کمتر تخصصی را در نظر بگیرید که احتمالاً قبلاً در کارهای روزمره خود در محل کار و خانه استفاده می‌کنید.
- یک برنامه یادداشت یا برنامه پردازش کلمه. از یک برنامه یادداشت ساده مانند Bear (فقط iOS و MacOS)، Apple Notes یا Google Keep استفاده کنید تا لیستی از کارهای روزانه خود را در حال اجرا نگه دارید. به سادگی موارد را با استفاده از چک باکس یا قالب بندی خط خطی علامت بزنید. برای یک برنامه «یادداشت‌ها» قوی‌تر، Google Docs یا Microsoft Word را برای انعطاف‌پذیری بیشتر و گزینه‌های سفارشی‌سازی در نظر بگیرید.
Google Sheets یا Excel. روز خود را در یک صفحه گسترده برنامه ریزی کنید. این می تواند به شما کمک کند زمینه و یادداشت های بیشتری را به سلول های خاص اضافه کنید. روش هایی مانند انسداد زمان نیز برای کار در شبکه دیجیتال مفید هستند.
یک تقویم دیجیتال
بسیاری از مردم یک ابزار برنامه ریزی روزانه را انتخاب می کنند که در حال حاضر از آن استفاده می کنند — تقویم. Apple Calendar، Google Calendar، Fantastic و Woven همگی برنامه‌های تقویم محبوبی هستند که می‌توانید از آنها برای برنامه‌ریزی روز خود استفاده کنید و وظایف خود را در کنار قرار ملاقات‌ها، جلسات و رویدادها اضافه کنید. این همچنین یک ابزار عالی برای استفاده با روش بهره وری مانند مسدود کردن زمان است. به‌علاوه، تقویم‌های دیجیتال این مزیت را دارند که در حال حرکت، عموماً در وب و موبایل در دسترس هستند.
💡 نکته محصول
از Google Calendar با Todoist استفاده کنید و همگام سازی دو طرفه را بین وظایف Todoist برنامه ریزی شده و تقویم Google خود تجربه کنید. هر تغییری که در Google Calendar ایجاد می‌کنید، مانند ویرایش نام رویداد یا تغییر تاریخ، فوراً در Todoist منعکس می‌شود و بالعکس.
شما همچنین می توانید از Fantastic با Todoist استفاده کنید. با این ادغام، می‌توانید تمام وظایف خود را از Todoist مستقیماً در Fantastic ببینید، و هر تغییری که در وظایف Todoist در Fantastic ایجاد می‌کنید با Todoist و بالعکس همگام‌سازی می‌شود.
یک برنامه ریز کاغذ
برای افراد لامسه در میان ما، کاغذ و خودکار بهترین راه برای برنامه ریزی روز شماست. این می تواند به هر شکلی باشد، از جمله دفترچه یادداشت، دستور کار، یا برنامه ریز تخصصی. ما فقط در مورد یادداشت های پس از آن یا کاغذ شل احتیاط می کنیم. در حالی که تکه‌های کاغذ ساده و تکه‌ای، شما را از نگاه کردن به کارهای قدیمی و تأمل در مورد اثربخشی برنامه‌ریزی روزانه‌تان باز می‌دارد. [به بخش “به طور منظم بازتاب” مراجعه کنید]
دفترچه یادداشت – یک دفترچه یادداشت ساده با خط یا بدون خط می تواند یک سیستم برنامه ریزی ساده قلم و کاغذ را انجام دهد. برای هر روز از یک صفحه جدید استفاده کنید و تاریخ را در بالای صفحه علامت بزنید. نوت بوک های شبکه ای را امتحان کنید که در صورت نیاز می توانند به ایجاد تقسیمات کمک کنند.
برنامه‌ریزی‌ها یا برنامه‌ریزان روزانه – برنامه‌ها یا برنامه‌ریزها، دفترچه‌هایی هستند که فضایی برای برنامه‌ریزی هر روز از سال از 1 ژانویه تا 31 دسامبر دارند. این فضای اختصاصی برای برنامه‌ریزی روزانه و امکان بازگشت به ورودی‌های قبلی و آینده را با سهولت بیشتری فراهم می‌کند.
برنامه ریزان تخصصی – ما شاهد ظهور برنامه ریزی های تخصصی یا سیستم های برنامه ریزی کاغذ و قلم مانند Passion Planner یا Bullet Journal هستیم. این سیستم ها اغلب پیچیده هستند، اما می توانند سیستم های قدرتمندی برای متخصصان اختصاصی باشند.
ترکیبی دیجیتال و کاغذی
وقتی نوبت به برنامه ریزی روزانه می رسد، نیازی به انتخاب خودکار و کاغذ یا ابزار دیجیتال ندارید – می توانید از هر دو یا هر ترکیبی از روش های ذکر شده استفاده کنید. در اینجا چند روش مختلف وجود دارد که می توانید از یک سیستم هیبریدی به خوبی استفاده کنید:
جدایی شخصی و حرفه ای. برای کارهای حرفه ای خود از یک سیستم دیجیتال و برای کارهای شخصی خود از یک برنامه ریز استفاده کنید. اگر ساعات کاری خود را به تلاش برای اهداف حرفه ای اختصاص دهید و عصرهای خود را به کارهای شخصی و رشد خود اختصاص دهید، این می تواند یک روش مفید باشد. در همین راستا، ممکن است در طول هفته از یک مدیر وظیفه و در آخر هفته ها از یک مجله استفاده کنید.
اول کاغذ، دوم دیجیتال. ممکن است از جنبه تاکتیکی برنامه ریزی روز خود بر روی کاغذ لذت ببرید اما از قابلیت جستجو و ماندگاری ابزارهای دیجیتال قدردانی کنید. روز خود را با استفاده از برنامه یا برنامه ریز روزانه برنامه ریزی کنید، اما در پایان هر روز زمانی را برای انتقال وظایف و پیشرفت خود به یک مدیر وظایف دیجیتال برای ارجاع آسان اختصاص دهید. اگر یادداشت های کاغذی را انتخاب کنید تا از حواس پرتی جلوگیری کنید، این روش عالی است. به عنوان مثال، ممکن است یک دفترچه یادداشت را به یک جلسه بیاورید و با موارد اقدام و درخواست هایی که در دفترچه یادداشت خود نوشته اید، آنجا را ترک کنید. سپس می توانید این موارد را به لیست کارهای دیجیتالی خود منتقل کنید، تاریخ های سررسید و سطوح اولویت را اضافه کنید تا از بین نرود.
تفکر قلم و کاغذ، اجرای دیجیتال. برخی متوجه می شوند که وقتی یک صفحه خالی و یک خودکار در دست دارند خلاق تر هستند و بهتر فکر می کنند. با هر یادداشت و فکری که ممکن است داشته باشید، برنامه های روزانه خود را روی کاغذ بیاورید. سپس، آنها را به لیست کارهای دیجیتالی خود منتقل کنید تا وظایف خود را عملی تر کنید.
چگونه به برنامه روزانه خود پایبند باشید و در صورت لزوم دوره را درست کنید
حتی با داشتن یک برنامه محکم و بهترین نیت ها، انجام تمام کارهای روزانه دشوار است. ما به ناچار خود را خارج از وظیفه می یابیم و توسط عوامل حواس پرتی مانند میم های توییتر و خرید آنلاین فریفته می شویم. وظایف موقتی که توسط مدیران ما محول می شود یا از طرف هم تیمی ها محول می شود، می تواند تمرکز ما را از بین ببرد و ما را مجبور کند روی موارد برنامه ریزی نشده تمرکز کنیم.
متأسفانه، این وقفه ها می تواند به روزهای بی ثمر و هفته های بی اثر تبدیل شود. ما تصمیم می‌گیریم که برنامه‌ریزی روزانه جواب نمی‌دهد، و هیچ فایده‌ای ندارد که با قصد به روزهای خود نزدیک شویم. این نمی تواند دور از واقعیت باشد!
بله، روزهای ما هرگز دقیقاً مطابق برنامه ریزی پیش نمی روند، اما این بدان معنا نیست که ارزش برنامه ریزی را ندارند. در اینجا چند استراتژی وجود دارد، برخی از آنها مستقیماً توسط کارشناسان بهره وری، برای پایبندی به برنامه روزانه خود و اصلاح دوره زمانی که همه چیز خراب می شود.
عوامل حواس پرتی را از بین ببرید
با حذف حواس‌پرتی‌های رایجی که شما را از اهداف روزانه‌تان دور می‌کند متمرکز بمانید – به‌خصوص اگر بخش عمده‌ای از کار شما با رایانه انجام می‌شود. در صورت امکان، با اکثر برنامه‌های دسک‌تاپ خود بسته، با حداقل برگه‌های باز، تلفنتان در حالت بی‌صدا، و اعلان‌ها خاموش کار کنید.
اگر فراخوان پیمایش رسانه‌های اجتماعی خیلی قوی است، از مسدودکننده‌های سایت مانند Self Control یا Freedom استفاده کنید تا وب‌سایت‌های حواس‌پرتی را برای ساعت‌ها غیرقابل دسترس کنید.
زمان خود را پیگیری کنید
درست مانند ردیابی بودجه به طور طبیعی به شما کمک می کند کمتر خرج کنید، ردیابی زمان نیز می تواند به شما کمک کند از آن به طور موثرتری استفاده کنید. از یک برنامه ردیابی خودکار مانند Rescue Time استفاده کنید که اطلاعات مربوط به استفاده از دسک‌تاپ و دستگاه‌های تلفن همراه شما را جمع‌آوری می‌کند و زمان آنلاین شما را به «مولد»، «خنثی» و «حواس‌پرت کننده» طبقه‌بندی می‌کند. شما می توانید اهداف بهره وری روزانه را تعیین کنید و در طول روز بررسی کنید تا ببینید آیا به هدف خود نزدیک شده اید یا نه.
چک‌این‌های ساعتی را امتحان کنید
توجه‌آگاهی را برای بهره‌وری به کار ببرید و مرتباً با خودتان چک کنید تا متوجه شوید که آیا در طول روز خود با تمرکز پیش می‌روید یا خیر.
پیتر برگمن، مربی اجرایی و نویسنده پرفروش کتاب 18 دقیقه، پیشنهاد می‌کند یک تایمر منظم برای تمرکز مجدد خود تنظیم کنید:
«ساعت، تلفن یا رایانه خود را طوری تنظیم کنید که هر ساعت زنگ بخورد. وقتی زنگ زد، یک نفس عمیق بکشید، به لیست خود نگاه کنید و از خود بپرسید که آیا آخرین ساعت خود را با مولد گذرانده اید یا خیر. سپس به تقویم خود نگاه کنید و عمداً به نحوه استفاده از ساعت آینده متعهد شوید. روز خود را ساعت به ساعت مدیریت کنید. اجازه نده ساعت ها تو را مدیریت کنند.»
برنامه خود را دوباره تنظیم کنید
گاهی اوقات کارهای غیرمنتظره ای پیش می آید که نمی توانیم نادیده بگیریم. خوبه. مشکل زمانی به وجود می‌آید که سعی می‌کنیم این کار پیش‌بینی‌نشده را بدون بازگشت به برنامه‌های اولیه خود انجام دهیم. در عوض، کارهای برنامه ریزی نشده را بخشی از یک برنامه جدید قرار دهید. هنگامی که مجبورید به یک کار خارج از کتاب تغییر دهید، چند دقیقه وقت بگذارید تا برنامه خود را برای روز تنظیم کنید: کارهایی را که باید انجام دهید به بعد در روز برنامه ریزی کنید یا آنها را به فردا منتقل کنید. سپس، برنامه جدید خود را کنار بگذارید.
کال نیوپورت، استاد علوم کامپیوتر در دانشگاه جورج تاون و نویسنده پرفروش Deep Work، رویکرد خود را برای تنظیم مجدد برنامه روزانه خود با استفاده از روش مسدود کردن زمان با قلم و کاغذ به اشتراک می گذارد:
«من مقداری اتاق اضافی در کنار بلوک‌های زمانی خود می‌گذارم. این به من امکان می‌دهد اگر روز به شکل غیرمنتظره‌ای پیش می‌رود، در صورت نیاز اصلاحات لازم را انجام دهم.»
رسیدن به "لیست انجام کار صفر"
اکثر روزها همه چیز را در لیست خود تمام نمی کنید. با این حال، به هر حال به «فهرست کارها صفر» برسید. امیر صالحفندیک، بنیانگذار و مدیر عامل Doist، روش بهره وری شخصی خود را به اشتراک می گذارد، سیستمیست، از جمله “To-do List Zero”، مفهومی که از Inbox Zero الهام گرفته شده است:
با پایان دادن به شب با یک لوح تمیز، می‌توانیم از مدفون شدن در کارهای عقب افتاده جلوگیری کنیم و فردا را با انرژی تازه ای پشت سر بگذاریم.
به طور منظم منعکس کنید
شما برنامه ریزی روز خود را به یک عادت تبدیل کرده اید، اهداف بلندمدت خود را به وظایف عملی تبدیل کرده اید، روش بهره وری را انتخاب کرده اید و ابزار انتخابی خود را انتخاب کرده اید. شما برای روزهای پربارتری که هفته‌ها، ماه‌ها و سال‌های پرمعناتر می‌شوند تنظیم شده‌اید.
با این حال، اجازه ندهید فرآیند شما در خلبان خودکار اجرا شود. کمی وقت بگذارید و به طور منظم در نظر بگیرید که آیا رویکرد شما به برنامه ریزی روزانه به شما کمک می کند تا کارهای بیشتری انجام دهید. هر چند وقت یکبار، شاید در طول یک بررسی هفتگی، به این فکر کنید که آیا فرآیند برنامه ریزی شما کار می کند یا می تواند بهینه سازی شود یا حتی بازنگری شود تا موثرتر باشد.
این سوالات را در نظر بگیرید:
- آیا روزهای من آرام و عمدی هستند یا استرس زا و اتفاقی؟
- آیا تمام جلسات برنامه ریزی روزانه ام را کامل کردم یا از برخی جلسات صرف نظر کردم؟
- آیا در پایان بیشتر روزها احساس می کنم که به نتیجه رسیده ام؟
- آیا در مسیر رسیدن به اهداف بلندمدت خود هستم؟
- این روز به ویژه سازنده بود – چرا؟
من در این روز هیچ چیز تأثیرگذاری انجام ندادم – چرا؟
با صادق بودن در مورد اینکه روزهایمان چگونه گذشت و چگونه به اهداف بزرگ خود دست یافتیم، می‌توانیم برنامه‌ریزی روزانه خود را برای نتایج بهتر تنظیم کنیم. روزهای شلوغ ممکن است به این معنی باشد که باید به طور مؤثرتری اولویت بندی کنیم یا راهی برای واگذاری کار پیدا کنیم. از دست دادن جلسات برنامه ریزی روزانه ممکن است به این معنی باشد که آنها بیش از حد طولانی هستند و می توانند از یک رویکرد ساده تر بهره مند شوند. اگر به سمت اهداف خود حرکت نمی کنیم، ممکن است به این معنی باشد که تعداد زیادی از آنها را داریم یا با فرکانس یا قصد کافی آنها را به روزهای خود اضافه نمی کنیم. ممکن است به سادگی قلم و کاغذ را دوست داشته باشیم در حالی که خود را مجبور کرده ایم یک برنامه جدید درخشان را امتحان کنیم. مشکل هرچه که باشد، برای حل آن با اصلاح فرآیند برنامه ریزی روزانه تلاش کنید.
این غیر معمول نیست که قبل از رسیدن به روشی که در واقع منجر به انجام کارهای بیشتر می شود، نیاز به آزمایش و چند بار برنامه ریزی روزانه را امتحان کنید.
هنگام برنامه ریزی برای روز خود، ثبات و انعطاف پذیری را بیش از کمال هدف قرار دهید. در حالی که ما نکات و تاکتیک‌هایی را برای برنامه‌ریزی مؤثر روزتان ارائه کرده‌ایم، هیچ راه‌حلی برای گلوله نقره‌ای وجود ندارد. درعوض، زمانی که به طور مداوم ظاهر می‌شویم، بیشترین آمادگی را برای حمله به روز خود احساس می‌کنیم. روزهای مولد راهی برای تبدیل شدن به هفته ها، ماه ها و سال های مولد دارند. هنگامی که ما وظایف خود را با هدف و تمرکز روز به روز کنار می گذاریم، هیچ محدودیتی برای آنچه می توانید انجام دهید وجود ندارد.