مقدمه
هدف زندگی، زندگی با هدف است. ” رابرت برایان” تقرییا بزرگی نبوده که به اهمیت برنامه ریزی و هدفمندی زمان و زندگی تاکید نکرده باشه. جک دورسی رو حتما میشناسید بنیانگذار دو قول بزرگ توییتر و اسکوئر هم مدعی همین موضوع هست، اون یک برنامه هفتگی مشخص داره و از اون برای اجرا برنامه هاش استفاده میکنه.
تو مطالعاتی که توسط دانشگاه هاروارد انجام شد، مشخص شد که 97 درصد از مدیران ارشد بر این عقیده هستن که داشتن برنامه و برنامه ریزی برای رهبری موفق و آینده شرکت امر حیاتی هست. اونها معتقد هستن که بینش درست و داشتن چشم انداز بزرگ ترین چیز و اولین قدم برای موفقیت هست. وجود یک پلنر شخصی راهی برای این چشم انداز و برای موفقیت هست.
مهم ترین سوال اینه که اگر برنامه ریزی انقدر عالی و خوبه، پس چرا اجرا اون انقدر سخته ؟
بعلهههه برنامه ریزی سخت نیست انجام و اجرا کردنش سخته! میدونید چرا؟! معمولا ما ها یه عادتی داریم که در ابتدای یک کا به خاطر هیجان زیاد و عجول بودن، کلی کار رو سر خودمون می ریزیم که زودتر به نتیجه برسیم . این شلوغ کردن برنامه به ضررمون تموم میشه. چون احتمال زیاد از پس اونهمه کار برنمیایم و سرخورده میشیم. و کلا قید برنامه ریزی رو میزنیم.
تو این مقاله راجب موارد زیر میخونیم :
- چطور میتونیم یک برنامه کارامد بنویسیم؟
- برنامه ریزی چه کمکی میتونه بهمون کنه ؟
- چه ابزار هایی تو این حوزه میتونن بهمون کمک کنن؟
- چطور از این ابزار ها استفاده کنیم؟
یه خبر خوب دیگه هم اینکه در آخر چند تا پلنر رایگان براتون گذاشتیم تا ازشون استفاده کنید و فعالیت های هفتگی رو با کمک این پلنر ه راحت تر برنامه ریزی و پیگیری کنید.
برنامه هفتگی چیست؟
یک برنامه هفتگی شامل کارهای روزانه شما طی یک هفته میشه. یعنی اینک شما برای خودتون یک هدف قرار میدید و برنامه ریزی می کنید که آخر هفته باید به اون هدف برسید. وظایف و کار هایی که برای رسیدن به این هدف نیاز دارید رو بین روز های هفته پخش می کنید طوری که بهتون فشار نیاد و اینطوری نشه که طی یک روز حجم کارها زیاد بشه و در طول روز دیگه حجم کار ها کم باشه. تساوی حجم کار میتونه کمک خوبی بهتون کنه و اینکار باعث میشه نسبت به برنامه و انجام اون دلسرد نشید.
یک برنامه هفتگی موثر باید ویژگی های زیر رو داشته باشه :
- هوشمند باشه ، یعنی قابل اندازه گیری، قابل دستیابی ، مرتبط و محدود به زمان.
- فضا برای نو آوری داشته باشه ، یعنی ایده های جدید که به ذهنتون میرسه، برنامه طوری باشه که بتونه این ایده های جدید رو داخل خودش بگنجونه یا راحت تر بخوایم بگیم یعنی منعطف باشه و قابل تغییر!
- سلامتی شما در نظر گرفته بشه. یعنی طوری باشه که بهتون فشارذهنی نیاره و به سلامتی شما اسیب نرسه و در دراز مدت موجب فرسودگی نشه.
- برنامه هفتگی طوری باید باشه که بتونیم کارهای با اولویت بالا رو از سایر کارها جدا کنیم.
- برنامه هفتگی باید طوری چیده بشه که اگر کاری با اولویت بالا پیش اومد رو بتونه در خودش جای بده.
- همان طور که در نکات بالا دیدید. این برنامه برای رسیدن به اهداف عالی نیست. این برنامه ریزی صرفا برای رسیدن به اهداف کوچ و خرد در جهت رسیدن به اهداف عالی هست.
برای انجام این پروسه و فرایند ما نیاز به یک ابزاری داریم تا در عین سادگی راهنمای خوبی برامون باشه و در جهت سامانهدهی و سازماندهی فعالیت ها بتونه بهمون کمک کنه، اون ابزار پلنر نام داره. یک پلنر هفتگی خوب میتونه این فرایند رو تسریع و ساده سازی کنه.
چرا باید برنامه هفتگی ایجاد کنیم؟
درسته که وجود اهداف خوب و عالی حس خیلی خوبی بهمون میده و تصور دستیابی به اونها میتونه خیلی دلنشین باشه. اما نکته مهم تر عملیاتی کردن این اهداف هست. یعنی مسیری که باید در نطر گرفته بشه برای رسیدن به اهداف تقریبا به اندازه اون هدف مهم هست. و باید بهش توجه بشه و براش برنامه ریزی بشه.
دستیابی به اهداف بلند مدت
معمولا سال جدید خوراک گرفتن تصمیم های تازه هست! اما چند نفر از ما میتونیم تا پایان سال اون تصمیم رو عملیاتی کنیم و بهش برسیم؟ این ناکامی به دلیل اینه که ما به یک هدف بلند مدت متعهد میشیم بدون اینکه مسیر رسیدن به اون هدف رو بدونیم. برنامه هفتگی میتونه یه راه عالی برای رسیدن ما به هداف بلند مدت یا سالانه باشه. برنامه هفتگی به فرد این امکان رو میده که اهداف بلند مدت یا سالانه رو به اهداف کوتاه مدت تر تبدیل کنه و اینطوری ما میتونیم اول هر ماه یک هدف ماهانه برای خودمون مشخص کنیم و به صورت خرد تر یک هدف هفتگی برای خودمون مشخص کنیم و در نهایت برای هر روزمون یک برنامه مشخص و از پیش تعیین شده داشته باشیم.
در نهایت پایان یک هفته میتونیم عملکرد خودمون رو تجزیه و تحلیل کنیم. و برای هفته بعد وظایفی تعیین کنیم. اینطوری هر روز فقط به وظایف همان روز فکر میکنیم و نگران چیز دیگه ای نیستیم.
متعادل کردن زندگی
داشتن یک برنامه علاوه بر سهل کردن و ممکن کردن مسیر اهدافمون بهمون کمک میکنه یک زندگی متعادل داشته باشیم. و بتونیم به جنبه های مهم زندگی شخصی هم برسیم. تقسیم 24 ساعت شباه روز و استفاده بهینه از اون میتونه به شما زمان کافی برای انجام یک کار، داشتن مشغله های جانبی، یک زندگی اجتماعی و شخصی و همچنین زمان برای نوآوری بده.
در نهایت میتونیم بگیم که زندگی بدون برنامه ریزی میتونه خیلی خسته کننده بشه.
از فرسودگی خود داری کنید.
وقتی چند کار رو سعی میکنید باهم انجام بدید عملا به هیچ کدوم از اونها نمیرسید و در انتها ذهن شما خسته شده، در حالی که هیچ کدوم ا کارهارو نتونستید درست و کامل انجام بدید.
میدونید دوستان چیزی تحت عنوان چند کار وجود نداره. از موتزارت گرفته تا بیل گیتس ، رهبران بزرگ همیشه از انجام یک کار در یک زمان حمایت کردن، در غیر این صورت هیچ کدوم از اونها درست انجام نخواهند شد. و این بین فقط شما متضرر شدید و زمان شما از بین رفته بدون اینکه نتیجه بگیرید.
در یک برنامه سعی کنید زمانی رو برای ارامش و استراحت خودتون قرار بدید و هر چند وقت یکبار به ذهنتون فرصت درست اندیشیدن رو بدید.
دنبال کردن
یک برنامه مکتوب به شما این امکان رو میده همه فعالیت ها رو بتونید پیگیری کنید تا در انتها بتونید خطاهارو در بیارید و در مراحل بعدی اونها رو اصلاح کنید. همین طور میتونه به عنوان یک بیزنس مدل برای شما عمل کنه، اینطوری که میتونید متوجه بشید از کجا یه پروسه رو شروع کردید، چه فایت هایی انجام دادید، چه بازه زمانی زما برده و در نهایت چطور تمام شده و به کجا رسیده.
تا اینجا در پی این بودم که بهتون نشون بدم چرا باید یک برنامه هفتگی داشته باشیم. اگر به لزوم وجود این برنامه رسیدید بریم که در ادامه به فرایند تهیه برنامه بپردازیم.
چگونه یک برنامه هفتگی ایجاد کنیم؟
مرحله اول : هفته رو از شنبه شروع کنید.
این توصیه از لئوناردو داوینچی بزرگ الهام گرفته شده. میگه ” همان طور که روز پر، خواب پر برکتی رو به همراه داره. زندگی پر کار، مرگ مبارکی رو به همراه داره.برای تجزیه و تحلیل عملکرد هفته گذشته و کار بر روی دستور کار های جدید برای هفته آینده ، جمعه عصر برای هفته جدید از شنبه ساعت 8 صبح برنامه ریزی کنید. و کار های خودتون رو در دسته های، کار های اداری، تناسب اندام، جلسات و سرگرمی تقسیم کنید.
کار های ضرب العجلی رو ابتدای هفته مشخص کنید.
اهداف پایان هفته ای رو که میخواهید انجام بدید رو مشخص کنید. و ضرب العجل های شخصی برای اونها تعیین کنید. یعنی به جای ساعت مشخص برای اون کار ضرب العجل تعیین کنید.
به عنوان مثال ، به جای اینکه بنویسید این کار باید در بازه 12 تا 2 ظهر انجا بشه، بنویسید این کار باید تا سساعت 2 انجام بشه. این کار به شما این انکان رو میده که هر کاری که با اولویت بالا وجود داره رو بتونید انجام بدید. تنها تمرکز و هدف ما این هست که اون کار رو در یک مهلت مشخص انجام داده باشید. بنابراین زمانی که به اون کار رسیدید مابقی زمان رو میتونید ازاد باشید.
وظایف رو بر اساس اولویت تقسیم بندی کنید.
وقتی هدفی رو برای آخر هفته تعیین میکنید. مراحل لازم برای رسیدن به اون رو تقسیم کنید. در حین تقسیم مراحل، اونهارو با کار های با اولویت بالا، کار های عملی و کارهای جانبی تقسیم کنید. کار های با اولویت بالا رو تا دو یا سه روز اول هفته تمام کنید، تا با نزدیک شدن به آخر هفته فقط کارهای جانبی مونده باشه.
همین طور در ابتدای هفته ذهن شاداب هست و میتونه عملکرد بهتر و بیشتری داشته باشه. رویکرد دیگه ای که میتونید در پیش بگیرید، تقسیم یک روز هست که در اون یک وطیفه اولویت دار هر روز صبح، کار عملی در بعد از ظهر و برخی از وظایف جانبی تا پایان روز اختصاص بدید.
به یاد داشته باشید که برنامه شما، صرفا بریا شما هست. پس هر کار یا موردی که میتونه بهتون کمک کنه رو بهش اضافه کنید.
زندگی شخصی رو در آن بگنجانید
این بخش خیلی بخش مهمی هست که ما معمولا اون رو فراموش میکنیم. هدف ما از برنامه صرفا انجام کار و دنبال کردن فعالیت های ضرب الاجلی نیست. استراحت، گذراندن یک روز کنار همسرمون، بودن در کنار خانواده، این موارد هم بخش خیلی مهم و سازنده زندگی ما هستند.
مراقب باشید هیاهوی گستره فعالیت و کار شمارو فرسوده نکنه! این رو در ظر داشته باشید که سلامت روان به اندازه کار شما مهم هست. یک ذهن سالم میتونه چشم انداز مناسب، نواوری و خلاقیت رو خلق کنه.
به خودتون پاداش بدید
آخرین مرحله اینه که پاداش های شخصی کوچیکی برای خودتون در نظر بگیرید. وقتی کاری رو در زمان مهلت داده شده انجام میدید، میتونید خودتون رو به یک رستوران مورد علاقه یا سینما یا کتاب مهمون کنید. این موضوع به شما انگیزه میده و منجر به تلاش بیشتر شما میشه.
چک لیست خسته کننده نداشه باشید
یکی از دلای اصلی شکست مردم در اجرای برنامه های هفتگی، چک لیست خسته کننده ای هست که مجبور هستن هر روز به اون سر بزنن و اونو بازدید کنن.
به همین دلیل هست که ما به ابزاری نیاز داریم که نه تنها به نیاز های برنامه ریزی پایبند باشه ، بلکه فضای خسته کننده ای و کسل کننده ای نداشته باشه. یعنی باید از نظر بصری جذاب و همچنین کابردی باشه. پلنرهای پلنیلا همه این موارد رو در خودش لحاظ کرده و به یک ابزار هوشمند و کاربردی تبدیل شده.
با پلنیلا، به بیش از 70 الگوی از پیش تعیین شده دسترسی دارید که شامل پلنر هدف گذاری، پلنر برنامه ریزی مالی، پلنر هفتگی، پلنر ماهانه و … می شود. این پلنر ها با رنگ های جذاب و حاشیه های حرفه ای طراحی شده اند.
