یک پلنر با طراحی خوب می تواند پیگیری و تحقق اهداف را برای شما آسان تر کند. چه هدف شغلی، کسب و کار یا شخصی داشته باشید، می توانید از یک پلنر برای ایجاد یک مسیر روشن برای موفقیت استفاده کنید. سطح جزئیات در پلنر شما می تواند بر اساس منابعی که در اختیار دارید و پیچیدگی پروژه یا هدف شما متفاوت باشد.
در این مقاله، ما در مورد، چیستی پلنر، چرایی اهمیت آن و چگونگی ایجاد آن به طوریکه که بتواند به شما کمک کند تا به طور موثر و موفقیت آمیز به اهداف خود برسید، بحث می کنیم.
پلنر چیست؟
پلنر، برنامه ای است که وظایفی را که برای رسیدن به هدف خود باید انجام دهید را مشخص می کند. همچنین فرآیند را به تکالیف قابل اجرا بر اساس جدول زمانی تقسیم می کند. یک برنامه اقدام خوب تمام مراحل لازم برای دستیابی به هدف شما را مشخص می کند و با تعیین یک بازه زمانی – تاریخ شروع و پایان – برای هر مرحله از فرآیند به شما کمک می کند تا به طور موثر به هدف خود برسید. بسته به نیازها و ترجیحات خود، می توانید از این سند برای تعیین اهداف تک یا چندگانه استفاده کنید.
چرا یک پلنر می تواند مفید باشد؟
یک برنامه اقدام برای طیف گسترده ای از افراد و سازمان ها، از کارمندانی که می خواهند عملکرد کاری خود را بهبود بخشند تا مدیران پروژه که وظایفی را به اعضای تیم محول می کنند، مفید است. این می تواند به شما کمک کند مسیر روشنی را برای حرکت به سمت هدف خود شناسایی کنید و با اطمینان وظایف مرتبط را به ترتیب مناسب سازماندهی کنید تا به هدف خود به کارآمدترین راه دست یابید.
یک پلنر همچنین می‌تواند انگیزه باقی ماندن و نظارت بر پیشرفت به سمت اهداف را برای شما آسان‌تر کند، و به شما این امکان را می‌دهد که پروژه‌های خود را طبق برنامه و در صورت امکان، در حد بودجه نگه دارید. اگر با دیگران همکاری می کنید، می توانید از آن به عنوان ابزاری برای اشاره به اینکه چه کسی باید برای هر کار پاسخگو باشد استفاده کنید که می تواند به شما در جلوگیری از تاخیر و عیب یابی خطاها کمک کند.
نحوه نوشتن یک پلنر در 5 مرحله آسان
نوشتن یک برنامه اقدام ممکن است چالش برانگیز به نظر برسد، اما ارزش آن را دارد که از قبل روی آن تمرکز کنید و استفاده از یک چارچوب ساده می‌تواند به وضوح به شما کمک کند. در حالی که برنامه های عملیاتی ممکن است از نظر وظایف و جدول زمانی متفاوت باشند، آنها به طور کلی با ساختار یکسانی مطابقت دارند و انواع یکسانی از اطلاعات را شامل می شوند. با دنبال کردن این پنج مرحله، یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید تا به شما در رسیدن به هدفتان کمک کند:
- هداف SMART را تعیین کنید.
- فهرستی از اقدامات ایجاد کنید.
- یک جدول زمانی تنظیم کنید.
- منابع را تعیین کنید.
- پیشرفت را رصد کنید.
1. اهداف SMART را تعیین کنید
قبل از شروع نوشتن برنامه اقدام خود، از طرح SMART برای تعیین هدف درست استفاده کنید. هدف شما باید این باشد:
خاص: هدف شما باید به وضوح تعریف شود. به عنوان مثال، به جای اینکه بگویید می‌خواهید فروش را افزایش دهید، می‌توانید آستانه خاصی را که می‌خواهید به آن برسید تعیین کنید، مانند افزایش فروش تا 20 درصد.
قابل اندازه گیری: مطمئن شوید که هدف شما قابل اندازه گیری است. به عنوان مثال، اگر هدف شما ایجاد فروش بیشتر است، سعی کنید گزارش های فروش هفتگی یا ماهانه را برای پیگیری پیشرفت خود ایجاد کنید.
دست یافتنی: اگرچه خوب است که اهداف بلندی را برای به چالش کشیدن خود تعیین کنید، اما اطمینان از دست یافتنی بودن آنها به شما کمک می کند تا به پیشرفت دلخواه خود برسید.
مرتبط: هدف شما باید با توانایی ها، نیازها و علایق شما مرتبط باشد. به عنوان مثال، اگر می خواهید درآمد تبلیغاتی را تا 25 درصد افزایش دهید، تعیین هدف برای شروع یک برنامه جدید ایمنی در محل کار ممکن است مرتبط نباشد.
بر اساس زمان: شما باید یک ضرب الاجل مشخص برای رسیدن به هدف خود تعیین کنید، مانند افزایش 10 درصدی درآمد خود در 12 ماه آینده.
2. فهرستی از اقدامات ایجاد کنید
در مرحله بعد، فهرستی از کارهایی که باید انجام دهید تا به هدف خود برسید، ایجاد کنید. این فرآیند مستلزم تقسیم هدف اصلی شما به اهداف کوچکتر است. با انجام این کار، می توانید هدف نهایی را کمتر طاقت فرسا به نظر بیاورید و به صورت منظم و گام به گام به آن نزدیک شوید. اطمینان حاصل کنید که اقدامات قابل دستیابی و مرتبط با هدف شما هستند. اگر یک کار داده شده خیلی مبهم یا ترسناک به نظر می رسد، می توانید آن را به دو یا سه آیتم اقدام کوچکتر که انجام پذیرتر به نظر می رسند تقسیم کنید.
به عنوان مثال، اگر می‌خواهید ترفیع بگیرید، ممکن است مجبور شوید برای رسیدن به هدف خود چندین کار را انجام دهید، مانند رسیدن به معیار عملکرد یا یادگیری یک مهارت جدید. یادگیری یک مهارت جدید یکی از وظایفی است که احتمالاً باید به مراحل کوچکتر و کاملاً تعریف شده تقسیم شود. هر کار را به وضوح توصیف کنید تا برنامه ای ایجاد کنید که شما را به هدف نهایی شما برساند.
3. یک جدول زمانی تنظیم کنید.
علاوه بر تعیین ضرب الاجل برای هدف اصلی خود، باید یک چارچوب زمانی برای تکمیل هر کار در این فرآیند نیز تعیین کنید. ایجاد یک جدول زمانی که بتوانید به طور منطقی دنبال کنید، ضروری است تا بتوانید پیشرفت مداوم به سمت هدف خود را حفظ کنید. الزامات را ارزیابی کنید و مدت زمانی را که برای تکمیل هر مورد از لیست خود نیاز دارید در نظر بگیرید.
به عنوان مثال، شما می خواهید در یک سال از طریق رسانه های اجتماعی و بهینه سازی موتورهای جستجو، ترافیک وب سایت خود را 100٪ افزایش دهید. یک چارچوب زمانی برای دستیابی به نتایج دلخواه خود برای هر یک از کارها تعیین کنید، مانند افزایش فالوور در شبکه های اجتماعی تا 30 درصد در چهار ماه و ایجاد صفحه اول نتایج جستجوی وب برای کلمات کلیدی خاص در مدت شش ماه.
4. تعیین منابع
اگر پروژه بزرگی را مدیریت می کنید، احتمالاً وظایفی را به تعدادی از افراد محول می کنید. مهارت ها و توانایی های تیم خود را ارزیابی کنید تا مشخص کنید کدام یک از آنها برای انجام هر کار واجد شرایط هستند. سپس، بنویسید که چه کسی مسئول هدف و منابع مورد نیاز برای تکمیل کار است، مانند پول، تجهیزات و پرسنل.
به عنوان مثال، اگر شما یک کمپین بازاریابی را مدیریت می کنید، باید دریابید که کدام یک از کارکنان شما در برنامه ریزی، تولید محتوا، بازاریابی رسانه های اجتماعی و سئو قوی تر هستند. همچنین باید برنامه ها و ابزارهایی برای تولید محتوا، طراحی گرافیک و تجزیه و تحلیل بازاریابی داشته باشید.
5. بر پیشرفت نظارت کنید.
در نهایت، توضیح دهید که چگونه مطمئن خواهید شد که هر کار در برنامه اقدام خود به موقع انجام می شود، مانند استفاده از گزارش های داخلی یا برگزاری جلسات منظم. با انجام این کار، تصور واضح تری از پیشرفتی که به سمت هدف خود دارید خواهید داشت. اقداماتی را که برای نظارت بر پیشرفت طرح استفاده خواهید کرد، مشخص کنید، که می تواند نقاط عطفی مانند تعداد کارهای تکمیل شده یا اقدامات کمی مانند فروش یا سهم بازار باشد.
به عنوان مثال، شما می خواهید بخش خدمات مشتریان شما تا پایان سال قادر به رسیدگی به 1000 درخواست در روز باشد. با این حال، برای رسیدن به هدف خود باید حداقل 10 نماینده مشتری داشته باشید. با ارزیابی تعداد درخواست‌هایی که می‌توانید انجام دهید و تعداد نمایندگان خدمات مشتری در پایان نیم‌سال، به راحتی می‌توانید بفهمید که چقدر به هدف نهایی خود نزدیک هستید.