با وجود وظایف بسیار زیادی که هر روز باید آن ها را ردیابی کنید، فهرست کارها ضروری است. وقتی همه کارهای روزمره، رویدادها و مسئولیت ها نوشته و مرتب شده باشند، زندگی کمی کمتر می شود. اما هنر در فهرست کردن مدیریت وجود دارد. یافتن روشی برای تهیه فهرست که برای شما کارآمد باشد و به شما کمک کند سازماندهی شده بمانید، به زمان و توجه نیاز دارد. در اینجا یک راهنمای گام به گام ساده وجود دارد که به شما کمک می کند فهرستی از کارها را واضح و سازمان یافته ایجاد کنید.
روش برنامه ریزی را طوری انتخاب کنید که برای شما مناسب باشد
قلم و کاغذ؟ برنامه برنامه ریزی کار؟ برنامه ریز قابل چاپ؟ راه های بی شماری برای سازماندهی کارهایتان وجود دارد، اما هر روشی برای شما کارساز نیست. روشی برای تهیه فهرست انتخاب کنید که متناسب با زندگی و ترجیحات شما باشد. ممکن است متوجه شوید که یک گوشی هوشمند یا رایانه به شما کمک می کند مسئولیت های شخصی و حرفه ای خود را تقسیم کرده و بر آن غلبه کنید. یا شاید سادگی یک نوت بوک یا برنامه ریز زیبا را ترجیح می دهید. راه حلی را پیدا کنید که برای سبک زندگی شما کاربردی باشد و استفاده از آن لذت بخش باشد.
چک لیست با جزئیات بنویسید
هنگامی که روش دلخواه خود را برای تهیه فهرست انتخاب کردید، زمان آن است که شروع به ساخت لیست کارهای خود کنید – یا بهتر است بگوییم، لیست کارهای خود را. با ایجاد یک لیست واحد و جامع شروع کنید. مطمئن شوید که خاص هستید. به جای اضافه کردن «کارهای خانه کامل»، هر تکلیف را بنویسید. “اتاق نشیمن را جاروبرقی بکشید.” “ماشین ظرفشویی را پر کن.” هر کاری را که فکر می کنید یادداشت کنید، سپس به دسته بندی بروید. به عنوان مثال، می توانید یک لیست “کارهای خانه” با وظایف ذکر شده ایجاد کنید. یک لیست «کارها» را با «برداشتن کارت‌های روز مادر» و «تعویض روغن دریافت کنید» اضافه کنید. با «گوجه گیلاسی» و «خرید ران مرغ» فهرستی از مواد غذایی تهیه کنید.
وظایف خود را اولویت بندی کنید
پس از اینکه وظایف خود را یادداشت کردید و آنها را به دسته بندی تقسیم کردید، نوبت به اولویت بندی می رسد. برخی از کارهای شما می توانند یک هفته یا حتی یک ماه صبر کنند. دیگران فوری تر یا شاید حتی سازگارتر خواهند بود. همانطور که ترتیب می دهید، مطمئن شوید که در مورد تعداد کارهایی که می توانید در یک روز انجام دهید واقع بین باشید. بسته به زمان مورد نیاز، بیش از پنج کار روزانه را هدف نگیرید و ترتیبی را که می‌خواهید آن کارها را تکمیل کنید، انتخاب کنید تا مطمئن شوید که خسته نمی‌شوید. همچنین ممکن است از برنامه ریزی همه چیز در بازه زمانی خاص خود بهره مند شوید. کارهای خود را در یک برنامه برنامه ریز یا یک نوت بوک خالی ترسیم کنید. اگر قادر به انجام تمام وظایف خود نیستید، فهرست و انتظارات خود را برای روز(های) بعد تنظیم کنید.
لیست خود را همرا داشته باشید و به روز رسانی کنید
اکنون که به روشی برای تهیه فهرست دلخواه خود دست یافته اید و مدتی را صرف تقسیم کارهای خود به دسته بندی کرده اید، این عادت را حفظ کنید. برای اینکه سخت کوش بمانید و مطمئن شوید که به کارهای خود ادامه می دهید، یک روال برای بررسی لیست های خود به طور منظم ایجاد کنید. در حالت ایده آل، حداقل یک بار در روز چک می کنید. شاید صبح ها بیشترین بازدهی را دارید. اگر چنین است، مطمئن شوید که لیست های خود را قبل از شروع روز بررسی کرده اید. یا، شاید به بررسی مداوم تری نیاز داشته باشید، مانند یک بار در صبح، سپس دوباره در عصر. درست همانطور که با انتخاب روش تهیه فهرست انجام دادید، روتینی را انتخاب کنید که برای شما کارآمد باشد و به شما کمک کند مسئولیت های خود را حفظ کنید.
لیست خود را نزدیک نگه دارید
مهم نیست که چه روشی را برای تهیه فهرست انتخاب کرده اید، چند لیست ایجاد کرده اید، و هر چند وقت یکبار آن لیست ها را بررسی می کنید، لیست خود را بسته نگه دارید. برای بسیاری از ما، کارها کم نیست، و آنها در نامناسب ترین زمان ها و مکان ها به ذهن ما می آیند. با در نظر گرفتن این موضوع، مطمئن شوید که فهرست اصلی شما همیشه در دسترس است، بنابراین می توانید فوراً کارهای انجام دهید را یادداشت کنید و بهره وری خود را در طول روز نظارت کنید.
همانطور که می روید تنظیم کنید
همانطور که به روز رسانی می کنید، ممکن است متوجه شوید که روش انتخابی شما برای تهیه لیست نیاز به تغییراتی دارد. حتی ممکن است متوجه شوید که به بیش از یک روش برای حفظ فهرست نیاز دارید! شاید یک برنامه تقویم گوشی هوشمند را برای قرار ملاقات ها و یک دفترچه یادداشت برای لیست های خرید ترجیح دهید. اگر متوجه شدید که روشی که انتخاب کرده اید برای هر مسئولیت و فعالیتی در زندگی شما جواب نمی دهد، کمی سست شوید و روش خود را اصلاح کنید. خودتان را در یک شکل از فهرست برداری محبوس نکنید. انعطاف پذیر باشید و با آنچه واقعاً در زندگی شما کار می کند تنظیم کنید.
برای دسترسی به چک لیست های روزانه، چک لیست های هفتگی و چک لیست های ماهانه می توانید به دسته To Do List مراجعه کنید و برگه متناسب با خود را انتخاب و پرینت بگیرید.