در حال بارگزاری

شما اینجا هستید:خانهوبلاگ چگونه در 5 مرحله برنامه ریزی کنیم ؟

اکثر مردم هرگز به اهداف خود نمی رسند. طبق تحقیقات دانشگاه اسکرانتون، 92 درصد از تصمیمات سال نو محقق نمی شود. این روند فراتر از آرزوهای پایان سال ما است. چرا؟

"سخت تر کار کن، نه باهوش تر"

این به این دلیل است که اغلب، وقتی هدف یا نتیجه‌ای در ذهن داریم، انگیزه زیادی برای کار کردن در اولین کارهایی که می‌توانیم به آن‌ها فکر کنیم، داریم – و به سرعت وارد آن می‌شویم. این یک انگیزه احساسی است. حس خوبی داره حتی می تواند احساس سرخوشی ایجاد کند. ما بلافاصله قربانی این باور غلط می شویم که “ساعت کار سخت و طولانی کلید موفقیت است.” این یک تعصب عمیق اجتماعی است که برای داشتن هسته حقیقت قدرتمندتر است. سخت کوشی می تواند به رسیدن به هدف کمک کند، اما کافی نیست. علاوه بر این، کار سخت همیشه لازم نیست. حتی می تواند از نتایج خوب جلوگیری کند.

چگونه کار سخت می تواند از نتایج خوب جلوگیری کند؟

می تواند ما را در فرسودگی شغلی باز دارد. یا کار در جهت اشتباه. یا از طریق خستگی و حواس پرتی محض، از دیدن فرصت های ارزشمند یا خطرات خطرناک برای رسیدن به هدف جلوگیری می کند. همه اینها به این دلیل است که ما به اندازه کافی مکث نکردیم تا برنامه ریزی کنیم. کار کردن با ساعات طولانی و سخت ممکن است منجر به موفقیت شود. اما اغلب منجر به شکست نیز می شود. حقیقت این است که طولانی‌ترین و سخت‌ترین ساعات کار ممکن نمی‌تواند فرد یا تیمی را بدون یک برنامه خوب یک اینچ به موفقیت نزدیک‌تر کند.

"فقط انجامش بده" و گوته

اغلب، زمانی که ما مشتاق به مقابله با یک هدف هستیم، تصور می کنیم که شیرجه زدن سریع بهتر از به تاخیر انداختن عمل است. «فقط انجامش کن» شاید معروف ترین شعار تبلیغاتی چند دهه اخیر باشد. و مشهورترین نسخه ادبی آن قطعاً نسخه‌ای است که قرن‌ها از فاوست گوته استخراج شده است: هر کاری که می توانید انجام دهید، یا رویایی که می توانید انجام دهید، آن را شروع کنید. جسارت دارای نبوغ، قدرت و جادو است.» اما برنامه ریزی نیز یک اقدام است. حتي يادگيري چگونگي برنامه ريزي نيز شكل ديگري از اقدام است. شایان ذکر است که گوته، علاوه بر شاعر و نمایشنامه نویسی بزرگ، گاهی اوقات یک مدیر دولتی توانا نیز بود. شما می توانید شرط ببندید که “فقط انجامش دهید” همیشه بخشی از سیستم های شرکتی است که شامل برنامه ریزی های گسترده ای است.

چرا فقدان برنامه ریزی اثربخشی اقدامات را محدود می کند

علیرغم بهترین نیت ها، این عدم برنامه ریزی موفقیت ما را محدود می کند. احتمالاً می‌توانید فهرستی طولانی‌تر از این دلایل بنویسید. عدم برنامه ریزی یعنی…

  • اقدامات غیر ضروری انجام خواهد شد
  • اقدامات لازم ممکن است نادیده گرفته شود
  • بهره وری از دست خواهد رفت
  • فرصت ها نادیده گرفته خواهند شد
  • خطرات غیر قابل مشاهده خواهد بود
  • قریباً مطمئناً باید به عقب برگردید و کار را از نو انجام دهید، با صرف زمان و تلاش زیاد، زیرا «برنامه» تکامل‌یافته به این نیاز دارد.
  • تفویض اختیار یا استخدام معنادار دشوار یا غیرممکن می شود

    یک یا دو مورد را می توانید به این لیست اضافه کنید؟

 

چرا برنامه ریزی بهترین اقدامی است که در ابتدا می توانید انجام دهید

حقیقت این است که وقت گذاشتن برای ایجاد یک برنامه عمل به ندرت مانع پیشرفت می شود. از مزایای برنامه ریزی می توان به مخالفت با معایبی اشاره کرد که در بخش بالا ذکر شد. اینجا اند:

  • اکثر یا تمام اقدامات لازم برای رسیدن به هدف در برنامه گنجانده می شود
  • کارایی را می توان در کار و ترتیب زمانی وظایف ایجاد کرد
  • فرصت ها برای رسیدن به هدف سریعتر و بهتر آشکار خواهند شد
  • خطرات و خطرات بیشتر قابل مشاهده خواهند بود و بنابراین می توان بهتر مدیریت کرد
  • می‌توانید کارها را بار اول به درستی انجام دهید، بدون اینکه به عقب برگردید و کار را به شدت تغییر دهید تا همه آن‌ها به خوبی با هم هماهنگ شوند.
  • شما می توانید به طور معناداری تفویض اختیار یا استخدام کنید، زیرا همه می توانند به طرح مراجعه کنند

    چه یک یا دو مورد را می توانید به این لیست از مزایای برنامه ریزی اضافه کنید؟

برنامه ریزی قوت عاطفی عزم و انگیزه ایجاد می کند

شاید مهم‌تر از همه، از موضع احساسی که در آن وسوسه می‌شویم از مرحله برنامه‌ریزی عبور کنیم، این است که چگونه برنامه‌ریزی ذخایر عظیمی از انرژی مثبت را ایجاد و ذخیره می‌کند. هنگامی که بدانید چگونه به طور موثر برنامه ریزی کنید، طراحی و پیروی از یک برنامه اقدام، عزم شما را بهبود می بخشد و شتاب مورد نیاز برای انجام کارها را فراهم می کند. و زمانی که نیاز به تقویت انرژی، تجدید ایمان دارید که بتوانید استقامت کنید و به هدف خود برسید، می توانید دوباره برنامه را بخوانید. شما می توانید نقشه راه منتهی به جایی که می خواهید باشید را ببینید.

1. هدف خود را به صورت کتبی مشخص کنید

ایجاد یک برنامه اقدام موثر با تعریف و مستندسازی هدف نهایی شروع می شود. طبق تحقیقات دانشگاه دومینیکن، افرادی که اهداف خود را یادداشت می کنند، به طور قابل توجهی بیشتر از کسانی که این کار را نمی کنند، به موفقیت دست می یابند. فراتر از افزایش شانس موفقیت، نوشتن اهدافتان به صورت مکتوب همچنین شما را وادار می کند که فرآیند مورد نیاز را در نظر بگیرید – نه فقط نتیجه دلخواه را. این امر به ویژه زمانی مفید است که در تلاش برای تعریف اهدافی که ممکن است مبهم، والا یا شکل نگرفته باشند.

اول، قدرت پرسیدن سوال درست

انیشتین به قول معروف “اگر یک ساعت برای حل یک مشکل وقت داشتم و زندگی من به راه حل بستگی داشت، 55 دقیقه اول را صرف تعیین سؤال مناسب برای پرسیدن می کردم، زیرا وقتی سؤال مناسب را بدانم، می توانم مشکل را در کمتر از پنج دقیقه حل کنم. ” اگرچه این یک اغراق برای تأثیر است، این اصل برای ایجاد هر برنامه ای، ارائه هر راه حلی و رسیدن به هر هدفی صادق است. ایجاد یک برنامه عالی برای رسیدن به هدفی که بیهوده است یک اشتباه است. ایجاد بهترین برنامه برای رسیدن به نتیجه ای که زیان آور است یک تراژدی است. بنابراین همانطور که هدف خود را مشخص می کنید، پیشنهاد می کنیم زمان زیادی را صرف این سؤال کنید که واقعاً چه چیزی می خواهید. برای چه این را میخواهی؟ سوال اساسی که می خواهید به آن پاسخ دهید چیست؟ برای درک سریع تصویر، به منظور آشکار کردن آسان مفهوم، این دو سؤال احتمالاً مرتبط هستند که هر کدام به طرح متفاوتی نیاز دارند.

"چگونه می توانم وزن کم کنم؟"

یک بوکسور یا کشتی گیر ممکن است نیاز به پاسخ به این سوال داشته باشد تا بتواند در وزن مورد نظر مبارزه کند. اگر یک مبارز خیلی سنگین باشد، رد صلاحیت به دنبال دارد. بنابراین اگر یک بوکسور برای یک کلاس وزنی دلخواه خیلی سنگین است، پرسیدن این سوال ضروری است. حالا بیایید یک سوال متفاوت را در نظر بگیریم، که اغلب مربوط به یا اشتباه گرفته می شود با “چگونه می توانم وزن کم کنم؟”

"چگونه می توانم سالم تر شوم؟"

تقریباً همه ممکن است در مقطعی از زندگی نیاز به پاسخ به این سؤال داشته باشند. این به وضوح با سوال بالا متفاوت است، که اغلب با آن اشتباه گرفته می شود. (“چگونه وزن کم کنم؟”) بسته به شرایط فرد و توصیه‌های پزشک، کاهش وزن اضافی ممکن است بخشی از سالم‌تر شدن باشد. اما کاهش وزن نیز ممکن است خطری برای سلامتی باشد. یا بسته به شرایط ممکن است بی ربط باشد. وقتی به این مثال واضح نگاه می کنیم، به راحتی می توان به اهمیت پرسیدن سوال درست پی برد. بسته به سؤالی که شخص برای پاسخ دادن انتخاب می کند، هدف، برنامه و وظایف، می تواند بسیار متفاوت باشد. اگر شخصی سؤال اشتباهی را مطرح کند (مثلاً «چگونه می توانم وزن کم کنم؟» در حالی که سؤال صحیح «چگونه می توانم سالم تر شوم؟» بود، ممکن است یک شکست بزرگ به دنبال داشته باشد.

تعریف درست مشکل

این اصل در ایجاد یک برنامه مدون برای رسیدن به هر هدفی صادق است. وقتی احساس می کنید چگونه برای یک هدف معین برنامه ریزی کنید، اولین قدم پرسیدن سوال درست است. راه دیگری برای بیان این موضوع «تعریف درست مشکل» است.

اهداف هوشمند

به عنوان اولین گام در ایجاد یک برنامه اقدام، استفاده از چارچوب اهداف SMART را توصیه می کنیم: برای واجد شرایط بودن، یک هدف SMART باید:

  • خاص
  • قابل اندازه گیری
  • دست یافتنی (اما جاه طلبانه)
  • مرتبط (و واقع بینانه)
  • محدود به زمان (یا به موقع)

استفاده از این چارچوب به شما این امکان را می‌دهد تا ابهامات پیرامون یک هدف را از بین ببرید و یک برنامه عملیاتی ایجاد کنید که دقیقاً آنچه را که باید انجام دهید مشخص کند.

2. هدف را به نقاط عطف تقسیم کنید

اهداف بزرگ اغلب آنقدر ترسناک هستند که افراد می توانند قبل از انجام بهترین تلاش خود را رها کنند. با تمرکز بیش از حد بر روی نتیجه مورد نظر، زمانی که زمان آن است که مشخص کنند چگونه برای رسیدن به آن برنامه ریزی می کنند، احساس گیر افتادن می کنند. آنها همچنین می توانند در طول اعمال و وظایف روزانه خود احساس غمگینی کنند. هدف عالی، در لحظات کم انرژی یا احساس، ممکن است غیرممکن به نظر برسد. اما شکستن یک هدف به نقاط عطف مجزا به هدف‌گذار کمک می‌کند تا کمتر نگران خط پایان باشد و در عوض، هر گل کوچک را به‌عنوان گامی ضروری برای تحقق برنامه‌اش در نظر بگیرد.

از آخر شروع کنید و به عقب کار کنید

این می تواند مفید باشد که از هدف نهایی شروع کنید و به عقب کار کنید و بپرسید «قبل از رسیدن به این هدف باید چه کارهایی را انجام می دادم؟ به این ترتیب می توانید با حداکثر کارایی برنامه ریزی کنید. بیشتر سوالاتی که می پرسید در مورد نیاز به تکمیل طرح در هر مرحله است. این می تواند به طور خودکار بسیاری از فعالیت های غیر ضروری را فیلتر کند.

به عنوان مثال، اگر یک گیتاریست بخواهد یاد بگیرد که آهنگی را روی گیتار انگشت برداری کند، ممکن است قبل از نوشتن یک برنامه رسمی برای یادگیری آهنگ، تمرین طوفان فکری یا ژورنال زیر را انجام دهد:

  • من باید کلید آهنگ را یاد بگیرم.
  • من باید تمام آکوردهای آهنگ را یاد بگیرم.
  • من باید خط بیس را یاد بگیرم.
  • من باید ملودی را یاد بگیرم
  • من باید یاد بگیرم که خط بیس و ملودی را با هم بنوازم.
  • من باید همه این کارها را به موقع انجام دهم، با یک مترونوم برای مرجع.

    پس از شناسایی مراحل، سپس برای هر مرحله از مسیر، یک برنامه با یک تقویم می نوشت.

    وقتی نقشه راه دارید که جزئیات آنچه باید اتفاق بیفتد داشته باشید، به احتمال زیاد در طول فرآیند با انگیزه و متعهد باقی خواهید ماند.

3. منابع مورد نیاز را شناسایی کنید

هر طرح اقدامی که منابع را در نظر نگیرد، شبیه به لیست علاقه مندی ها است. چه در حال شروع یک پروژه انفرادی یا کار به عنوان یک تیم باشید، شناسایی منابع مورد نیاز برای اجرای موفقیت آمیز برنامه شما را قادر می سازد تا تصمیمات آگاهانه ای در مورد اجرای آن بگیرید.

در اینجا چند نمونه از منابعی که ممکن است در یک برنامه اقدام شناسایی کنید آورده شده است:

افراد یا منابع دانش

یک مدیر بازاریابی با هدف هدایت ترافیک ارگانیک بیشتر به افراد (یعنی نویسندگان) برای کمک به اجرای طرح نیاز دارد. یک کارآفرینی که به یک وب سایت نیاز دارد به شخصی (یعنی یک طراح وب) برای راه اندازی آن نیاز دارد.

منابع فناوری و نرم افزار

یک مدیر بازاریابی با هدف کسب سرنخ بیشتر ممکن است به ابزار جدیدی برای اجرای تبلیغات نمایشی نیاز داشته باشد. یک مدیر فناوری اطلاعات که نیاز به نصب یک سیستم تلفن جدید دارد، باید ارائه دهنده ای را انتخاب کند

منابع مالی یا زمانی

احتمالاً هم زمان و هم پول را برای انجام برنامه خود سرمایه گذاری خواهید کرد. حتی اگر هزینه مالی شما حداقل باشد، برآوردهای هر دو را در برنامه اقدام خود بگنجانید.

منابع اصول اول

تفکر اصول اولیه از ارسطو نشات گرفته و توسط ایلان ماسک و دیگر کارآفرینان فناوری که مشکلات تجاری غیرقابل حل قبلی را حل می‌کنند، مانند نحوه ساخت باتری برای ماشین‌های برقی و نحوه فرود موشک پس از پرواز، معروف شده است. تفکر اصول اول فقط برای مسائل پیچیده نیست. برای حل هر مشکل معمولی یا رسیدن به هر هدفی به همان اندازه قدرتمند است. به این صورت است: شما رسیدن به یک هدف را به مؤلفه‌های اساسی آن کاهش می‌دهید و به طور منطقی در مورد چگونگی جمع‌آوری منابع فکر می‌کنید.

1. راهی را که دیگران مشکل را حل کرده اند کنار بگذارید.

تا زمانی که این کار را انجام ندهید، از اصول اولیه فکر نمی کنید. این اولین قدم است شاید بعداً از راه حل های آنها به عنوان میانبر استفاده کنید. اما در این مرحله از نوشتن برنامه خود برای رسیدن به هدف، باید راه حل های قبلی را کنار بگذارید.

2.یک راه حل برای هدف از نظر فیزیک یا اجزای اساسی تصور کنید.

اگر هدف یک هدف فیزیکی است، از نظر فیزیک پایه فکر کنید. اگر هدف فیزیکی نیست – مثلاً یک هدف روانی یا اجتماعی – پس بر اساس مؤلفه های اساسی روانی یا اجتماعی فکر کنید. به عنوان مثال، برای داشتن یک تجارت سودآور، شما نیاز دارید

  1. کالا یا خدمات برای فروش
  2. یک پایگاه مشتری که رشد می کند
  3. توانایی ارائه کالا یا خدمات
  4. هزینه ها به اندازه کافی کم و درآمد به اندازه کافی زیاد است که باعث سود شود
  5. دسترسی (بسته به موقعیت) به سرمایه برای توسعه

تمام راه هایی را که می توانید برای دستیابی به آن اجزای اساسی تصور کنید، در نظر بگیرید

با مشخص کردن اساسی‌ترین مؤلفه‌های موفقیت در رسیدن به هدف، اکنون می‌توانید همه راه‌های ممکن را برای جمع‌آوری آن مؤلفه‌ها در نظر بگیرید. این معمولا یک فرآیند 2 مرحله ای است.

مرحله اول: تخیل.

مرحله دوم: تصمیم گیری

یک تمرین طوفان فکری و تخیلی وحشیانه که در آن هر ایده، مهم نیست که چقدر دیوانه کننده به نظر می رسد، روی کاغذ در یک لیست نوشته می شود.

در نظر گرفتن منطقی و سرد تمام ایده های ذکر شده برای دستیابی به مؤلفه های اساسی برای رسیدن به هدف. این در دنیای واقعی چگونه کار خواهد کرد؟ تقریباً مطمئناً حداقل یک راه حل بسیار اصلی پیدا خواهید کرد.

4. اولویت بندی و تعیین تمام وظایف مرتبط

همانطور که دیدیم، اهداف مختلف می توانند از انواع مختلف برنامه ریزی سود ببرند. اگر در حال برنامه ریزی یک ابتکار جدید هستید، ممکن است با شناسایی جایی که در حال حاضر در ارتباط با جایی که می خواهید باشید شروع کنید. اگر در حال حل یک مشکل موجود هستید، ممکن است از طوفان فکری برای تجزیه و تحلیل موقعیت و کشف راه حل های بالقوه استفاده کنید. در هر صورت، زمانی که هر کار را اولویت بندی می کنید، برنامه اقدام شما قابل اجراتر است.

اولویت بندی تلاش انفرادی در مقابل تیم

اگر به صورت انفرادی پرواز می کنید، اولویت بندی تنها به تلاش و تاثیر بستگی دارد. هنگام کار در یک گروه، باید هم اولویت‌بندی کنید و هم وظایفی را برای پیگیری پیشرفت و تزریق مسئولیت‌پذیری تعیین کنید. در هر صورت، اولویت بندی وظایف در برنامه بسیار مهم است. برخی از وظایف پیش نیاز باید مقدم بر سایر وظایف باشد. همچنین، علی‌رغم همه کارایی‌هایی که با تفکر اصول اولیه به دست می‌آید، بیشتر اهداف و پاسخ‌ها 100% حداقلی نیستند. برخی از بخش‌های هدف مهم‌تر از سایر بخش‌ها هستند. یک رهبر باید بتواند سود را، به عنوان مثال، بر توسعه که باعث خطر بالای تمام شدن سرمایه کسب و کار می شود، اولویت دهد. یا تصمیم می تواند راه دیگری باشد! همه چیز به شرایط و افراد بستگی دارد. نکته فقط این است که شما باید بتوانید به طور منطقی ارزش ها را بر اساس بیشترین احتمال دستیابی به موفقیتی که می خواهید اولویت بندی کنید.

اولویت های هدف انفرادی

زمانی که هدف شما تنها شامل خودتان می شود، اولویت بندی نسبتاً ساده است. شما فقط باید با توجه به هدف و ارزش های خود اولویت بندی کنید. اما وقتی برای یک تیم اولویت بندی می کنید، کار پیچیده تر، هیجان انگیزتر و قدرتمندتر می شود.

اولویت های هدف تیم

هنگام اولویت‌بندی وظایف برای یک تیم، باید نقاط قوت و ضعف همه و نحوه کار تیم – و گروه‌های کوچک‌تر از افراد درون آن – را در نظر بگیرید.

برخی از بهترین شیوه ها عبارتند از:

طرح را در دسترس همه قرار دهید. این یک بلوک ساختمانی اساسی است اما می توان آن را نادیده گرفت. از آن مطمئن شوید.

کارهای عقب مانده را اولویت بندی کنید. مفهومی که از مدیریت چابک وام گرفته شده است، می توان آن را برای هر تیمی که با هم کار می کنند به کار برد. از این نظر، این به سادگی فهرستی از کارهایی است که باید انجام شوند.

از سیستم پاسخگویی استفاده کنید. وظایفی را به صاحبان خاصی محول کنید که باید برای تکمیل آنها اختیار داشته باشند و باید در قبال آنها پاسخگو باشند.

به وظایف پروژه مهلت بدهید. هر کار محول شده باید یک مهلت داشته باشد. ممکن است انعطاف پذیر باشد. (یا ممکن است نباشد!) اما کار برای پر کردن زمان اختصاص داده شده گسترش می یابد، بنابراین تعیین ضرب الاجل های بلندپروازانه مهم است.

تغییرات اولویت مورد نیاز را پیش بینی کرده و بر اساس آنها عمل کنید. اولویت ها بسته به شرایط تغییر می کنند. این یک واقعیت زندگی است. کار با واقعیت بیشتر از تلاش برای پایبندی به فهرست آهنینی از اولویت ها است که در ابتدای پروژه نوشته شده بود.

5. در حین حرکت مرور، تأمل و اصلاح کنید

ایجاد یک برنامه اقدام مهم است، اما چابک ماندن برای موفقیت در دراز مدت بسیار مهم است. یک برنامه اقدام مؤثر ثابت نیست – پویا است و در شرایطی که سازمان و شرایط شما ناگزیر تغییر می کند، در حال تکامل است. بر اساس گزارش جهانی ریسک های مجمع جهانی اقتصاد، تغییرات تکنولوژیکی و اجتماعی منجر به دگرگونی های سریع در محیط کار می شود. در برخی موارد، این دگرگونی ها بدون شک حتی بر روی نقشه های به ظاهر ضد گلوله نیز تأثیر خواهند گذاشت. بهترین راه برای اطمینان از اینکه برنامه اقدام شما هنوز درست است، مرور منظم برنامه است. بررسی مداوم شما را قادر می سازد نه تنها پیشرفت را در برابر هر وظیفه یا هدف کوچک دنبال کنید، بلکه به شما این امکان را می دهد که تغییرات لازم را برای رفع نیازهای رو به رشد تیم یا سازمان خود ایجاد کنید. داشتن ذهن باز، دیدن منظره از ارتفاع 40000 فوتی، حتی به صورت غیررسمی نیز مهم است. و همچنین مواقعی وجود دارد که یک رهبر خوب باید به طور رسمی همه چیز را در برنامه آینده بررسی کند:

زمان بررسی رسمی طرح

در نقاط عطف مهم زمانی که منابع موجود به طور قابل توجهی تغییر می کنند زمانی که اولویت ها به طور قابل توجهی تغییر می کنند زمانی که وظایف به طور قابل توجهی زودتر از برنامه یا عقب‌تر از برنامه تکمیل می‌شوند وقتی یکی از اعضای تیم می آید یا می رود

نتیجه

برنامه ریزی خوب در واقع عمل است. این قالب بندی مجدد اغلب برای تبدیل یک فرد کنش گرا به یادگیری نحوه برنامه ریزی نیز کافی است. این مقاله یک مرور کلی، همراه با نکات کاربردی، برای یادگیری نحوه برنامه ریزی برای دستیابی به اهداف موثرتر و موثرتر ارائه می دهد.

 

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *