مقدمه
مدیریت زمان از زمانی که من یادمه تا الان یکی از مهم ترین دغدغه هر فرد بوده. چه خونه دار ها، چه اونایی که سرکار میرن و خیلی خفنن (بستگی به شغلشون داره میزان این خفن بودن) و چه حتی بیکارهایی که کاری ندارن ، اما خب بالاخره اونا ها هم مجبورن یه کارایی بکنن برای گذران زندگی. در مجموع بهره برداری آدم ها از روزشون واقعا با میزان بهره برداری از زمانشون رابطه مستقیم داره. یعنی اینکه هرچه قدر بتونن زمان بندی دقیق تری داشته باشن و بهش عمل هم بکنن احتملا میزان بهره برداریاز روز هم بیشتره میشه! این زمان بندی به زبون خودمونی میشه همون برنامه داشتن. خلاصه اینکه خواستم مجابتون کنم که مدیریت زمان خیلی مهمه و بعدش بیام 20 تا از مزیت های خیلی خیلی مهم داشتن برنامه رو در این مقاله بگم.
1. هرجا برید همراهتون هست!
اول اینکه با داشتن یه پلنر هفتگی می تونید تمام مسئولیت هایی رو که در طی یک هفته بهتون محول شده رو در جای ثابتی داشته باشید ودر زمان خودش پیگیری کنید.
به عبارتی یک برنامه هفتگی رو میشه به عنوان یک وسیله مثل تلفن همراه به شمار آورد. این طوریکه همیشه بهش دسترسی داریم. و در کوتاه ترین زمان ممکن میتونیم برنامه هفته خودمون رو داشته باشیم و اگر پروژه ای رو داریم در یک چشم به هم زدن وضعیت پروژه رو بفهمیم.
2. ذهن شما بعد از مدتی به تمرکز کردن روی رویداد های مهم عادت میکنه
معمولا وقتی تازه با پلنر هفتگی آشنا میشیم و میخوایم اونو پر کنیم، حس میکنیم هر برنامه ای در پلنر هفتگی ما واجب و ضروری هست. باید بهتون بگم نگران نباشید چون این موضوع کاملا طبیعیه و این یک احساس رایج محسوب میشه. این مساله از جایی نشئت میگیره که ما اولویت های برنامه هامون رو نمیدونیم. این موضوع به مرور زمان حل خواهد شد.
3. وقتی برنامه ای رو می نویسید می تونید اونو با افراد دیگه به اشتراک بذارید.
توضیح دادن برنامه روزانه خودمون به بقیه علاوه بر اینکه کار آزار دهنده ای هست، می تونه خیلی زمانبر هم باشه.
اما با استفاده از یک پلنر هفتگی لازم نیست داده های مورد نیاز رو به صورت جدا گانه و دستی به اشتراک بذاریم و خیلی سریع میتونیم داده ها رو از طریق پلنر هفتگی بین چند نفر به اشتراک بذاریم.
4. با گذر زمان روند بهره برداری شما از خودتون بهتر میشه.
اگر میخواید خیلی سریع پروژه هایی که بهتون محول شده رو انجام بدید. رسیدن به ددلاین هایی که قرار دادید خیلی مهمه. طبق امار تنها 45 درصد از زمانی که افراد در محل کارشون میگذرونن صرف کارهای مربوط به شغلشون میشه و این خیلی بده. این به وضوح نشون میده که چه قدر زمان تلف شده در محیط های کار وجود داره. وجود پلنر های هفتگی کمک میکنه از تعلل تو کار جلوگیری کنید و مطمئن باشید با سرمایه گذاری روی بهره برداری از خودتون، زمان ارزشمند تون رو تلف نمیکنید.
5. با برنامه عمل کردن حس موفقیت بهتون میده.
احساس رضایت از انجام تمام کارهای از قبل برنامه ریزی شده در طی هفته نه تنها شما رو راضی میکنه بلکه انگیزیه شما رو برای کار حفظ میکنه. این پروسه میتونه به افزایش علاقه شما به کار ختم بشه و در این حالت دیگه از کار های پیچیده و دشوار ترسی به دلتون راه نمیدید.
هر بار که تسکی رو از برنامه ریز یا همون پلنر خط میزنید. احساس اینکه یک قدم به نتیجه و اهداف نزدیک تر میشید به شما دست میده و این حس عالی می تونه باشه و مورد آخر اینکه میدونستید زمانی که تمام کارهای موجو در پلنر رو درست و کامل انجام میدید از اوقات فراغت هم بیشتر لذت خواهید برد!
6. با وجود پلنر هفتگی می تونید داده های ضروری در طی یک هفته رو ایمن از فراموشی نگه دارید
وقتی روی پروژه های زیادی در یک زمان کار می کنید، مدیریت داده های هر پروژه مثل فایل ها و غیره نظم ذهنی مشخصی رو میخواد که پلنر هفتگی تو این مورد هم میتونه بهتون کمک کنه . این پروسه بهتون کمک میکنه که از نوشتن همه داده ها بر روی کاغذ جلوگیری کنید. و البته اونها رو ساماندهی شده و درست پیش خودتون داشته باشید.
7. با وجود برنامه ریز هفتگی فرایند تقسیم وظایف رو براتون اسون میکنه
هر پروژه ای معمولا به دست یک یا پند نفر انجام میشه. و در پروسه انجام این فرایند، تقسیم وظایف یکی از مهم ترین بخش ها میتونه باشه. اینکه ما بتونیم به درستی وظایف رو تقسیم کنیم و برای هر تسکی ددلاین مشخص در نظر بگیریم.
اما اگر نتونیم ای کارو به درستی انجام بدیم. هم هزینه اضافی روی پروژه گذاشتیم و هم زمان از دست دادیم. اما پلنر هفتگی میتونه اینجا هم کمک کنه، اینطوری که با اختصاص وضایف هر کارمند پروسه تخصیص کارها انجام میشهو و در نهایت هم با تحوی کار ها میتونید موجه بشید که چه کارمندی برای چه کاری مناسب هست.
8. میتونید زمان صرف شده برای هر کاری رو داشته باشید.
زمانی که برنامه دقیقی از مدت زمانی که صرف پروژه میشود داشته باشید، تخمین هزینه پروژه نسبتا کار راحتی میتونه براتون باشه. همینطور ردیابی زمان به خودتون و کارمنان کمک میکنه که از سستی و کاهلی و تنبلی دور باشید.
10. در کاهش استرس شما میتونه موفق باشه.
استرس به راتی میتونه بهره وری کارمندان رو ازبین ببره. وقتی که تسک های محول شده به هر فرد بیشتر از ح توان اون فرد باشه این تنش باعث میشه که خللی در انجام فرایند به وجود بیاد. با وجود پلنر هفتگی میتونید هر هفته برگه وظایف کارمند هارو بررسی کنید و از میزان و درستی تسک های محول شده اظمینان حاصل کنید.
11. زمان بیشتری رو برای تفکر خلاقانه و ایده پردازی دارید.
اگر تقویم کاری سازمان یافته ندارید وقت گذاششتن برای سایر فعالیت های مهم به یک رویا تبدیل میشه. ضروری هست از پلتفرمی استفاده کنید که به شما کمک کنه تا کل وظایف هفتگی خودتون رو ساماندهی کنید. با استفاده از برنامه ریز هفتگی شما میتونید طبق برنامه هفتگی به کار ها و وظایف اصلی رسیدگی کنید و در نهایت مدت زمانی رو به کار های مورد علاقه دیگ اختصاص بدید.
12. بهتون کمک میکنه تا کارهای بزرگ رو به بخش ای کوچیک تقسیم کنید.
تا حالا توجه کردید که توضیح دادن پروژه های بزرگ به کارمندان چه قدر سخته و چه قدر انرژی ازتون میگیره؟ دلیل اصلی این چالش اینه که اونها وظایف زیادی در ارتباط با خودشون دارند که تخصیص این وظایف کار راحتی نیست. برای همین شما به یک پلتفرمی نیاز دارید که بتونید این پروژه بزرگ رو به قسمت های کچک تقسیم کنید تا در نهایت بتونید درک اون رو برای کارمند ها راحت کنید. پلنر هفتگی این کمک رو به شما میکنه تا وظایف اصلی رو در کنار وظایف فرعی ساماندهی کنید.
بر اساس مطالعه ای که در دانشگاه دومینیکن کالیفرنیا انجام شده، نوشتن تمام اهداف به موفقیت بیشتر آنها کمک میکنه. بنابراین، اگر از یک برنامه ریزی هفتگی برای نوشتن تمام اهداف خود استفاده کنید، احتمال دستیابی به موفقیت بسیار بیشتر خواهد بود.
13. وجود پلنر به شما امکان طبقه بندی تسک هارو میده.
اگر فهرست انبوهی از کار هارو دارید و نمیدونید که کدم اولویت بیشتری نسبت به دیگری دارن . به احتمال زیاد در برگه برنامه ریزی خود گم میشید. و ممکنه تسک هایی که بهتون محول شده رو انجام ندید. بهترین راه ممکن برای رسیدن و بررسی این مشکلات پلنر هفگی هست. اینطوری تمام تسک های مهم رو کنار هم میتونید داشته باشید تا از سردرگمی دور باشید.
14. به شما کمک میکنه تا بتونید اهداف هفتگی رو در کنار هم مشاهده کنید.
وقتی تمام وظایف هفتگی رو قبل از شروع هفته میدونید، زمان کافی برای برنامه ریزی اونها رو دارید. این آزادی زمان بهتون این امکان رو میده، برنامه ریزی رو به گونه ای انجام بدید که برای هر وظیفه زمان کافی در نظر بگیرید.
15. امکان اینو دارید کل فعالیت های تیم رو در عرض چند ثانیه ببینید.
16. وجود پلنر به شما کمک میکنه تسک های تکرار شونده رو بتونید پیدا کنید و اونها رو مدیریت کنید
کارهای تکراری لیستی از کار هایی هستند که تاثیر زیادی بر روی زمان ما میگذارند و در طی یک مدت معین هم تکرار میشوند. این دسته از کار ها برای پروسه کاری ما ضروری هستند. تنها موضوعی که چالش برانگیز هست اینه که لحاظ کردن این موارد در هر ماه کار سخت و زمان بری هست. وجود پلنر میتونه بهمون کمک کنه که این تسک ها یک بار لحاظ و ماهانه تکرار بشن.
17. در پیدا کردن تسک های عقب افتاده و فراموش شده بهتون کمک میکنه
گاهی اوقات انقدر شلوغ هستیم که یه سری کار ها از ذهنمون میره و فراموششون میکنیم. و گاها انقدر درگیر فعالیت های دیگه میشیم که از انجام اونها باز میمونیم. برای اینکه این کارها زا ذهنمون نره وجود پلنر میتونه همون کمک کنه.
18. همکاری بین کارمندان رو از راه دور امکان پذیر میکنه.
بسیاری از کسب و کار های برای غلبه بر حجم کاری خودشون به کارمندان دور کار نیاز دارند. اما مشکل صاحبان کسب و کار اینه که نمیتونن نظارت دقیقی بر روی وظایف محول شده به کارمندان داشته باشن. درست انجام نشدن این پروسه میتونه هزینه های زیادی از جمله زمان تلف شده و بودجه تلف شده برای کسب و کار ها به همراه داشته باشه.
برای مدیریت این موضوع یک برنامه ریز هفتگی میتونه خیلی مفید باشه. وجود یک پلنر هفتگی میتونه تسک های محول شده به کارمندان رو از راه دور مدیریت کرد. و در صورت نیاز اونها رو ویرایش کرد.
19. رضایت مشتری از شما رو ارتقا میده.
با یک پلنر هفتگی، تیم شما میتونه تمام پروژه ها رو به موقع و با بودجه مناسبی انجام بده. زیرا همه کار ها به صورت طبقه بندی و منظم هستن این موضوع رسیدگی به کار ها رو خیلی راحت میکنه.
وقتی کار ها طبق خواسته مشتریها پیش میره احساس رضایت اونها رو میتونید جلب کنید. و این موضوع میتونه باعث افزایش تعداد مشتریهای شما و در نهایت موجب رشد کسب و کار و افزایش درامد بشه.
20. به بهبود روند توسعه کسب و کار شما کمک میشه
وقتی با مشتریان زیادی کار میکنید. باید بتونید زمان خودتون رو به طور موثر بین پروژه ها تقسیم کنید. زیرا اگر زمان زیادی رو صرف یک پروژه کنید برای پروژه دیگه دچار کم بود زمان میشید.
یک برنامه ریز هفتگی همه این بینش هارو در اختیار شما میذاره تا بتونید کارهارو به صورت استراتژیک پیش ببرید. و به راحتی تمام پروزه هارو به اهدافشون برسونید.