سازماندهی جمع آوری کمک های مالی رویداد ورزشی نیاز به آمادگی، برنامه ریزی لجستیکی و درک کلیدی از خود ورزش دارد. از پیدا کردن یک مکان و استخدام داوطلبان گرفته تا آماده‌سازی در شرایط آب و هوایی و تدارکات روز، چیزهای زیادی در کنار هم قرار دادن یک رویداد ورزشی موفق انجام می‌شود.
اما زمانی که سازمان غیرانتفاعی شما بتواند رویدادی را برنامه‌ریزی کند که جامعه را گرد هم می‌آورد تا در مورد ماموریت و بودجه شما برای هدف شما آگاهی پیدا کند، این تلاش ارزش دارد.
در این پست، ما چک لیستی از همه چیزهایی که برای برنامه ریزی یک جمع آوری کمک مالی موفق در رویداد ورزشی نیاز دارید، ارائه می دهیم. در اینجا چیزی است که ما پوشش خواهیم داد:
-
7 گام برای برنامه ریزی یک رویداد ورزشی موفق
-
8 نقش داوطلب رویداد ورزشی برای پر کردن
-
چگونه برای جمع آوری کمک های مالی رویداد ورزشی خود تبلیغ کنید
یک رویداد خوب می تواند شهرت غیرانتفاعی شما را افزایش دهد و به شما کمک کند دفعه بعد که میزبان یک جمع آوری کمک مالی ورزشی هستید، شرکت کنندگان و شرکت کنندگان بیشتری را جذب کنید. بیایید شیرجه بزنیم!
7 گام برای برنامه ریزی یک رویداد ورزشی موفق
1. اهداف رویداد را تعیین کنید
اهداف شما تیم برنامه ریزی رویداد شما را در همان صفحه نگه می دارد و اطمینان حاصل می کند که آنها برای ایجاد بیشترین ارزش ممکن برای غیرانتفاعی شما کار می کنند. برای تعیین اهداف خود، هنگامی که برای اولین بار برای شروع برنامه ریزی رویداد ورزشی خود می نشینید، به سؤالات زیر پاسخ دهید:
میزبان چه نوع رویداد ورزشی هستید؟
خواه یک رویداد تماشاگر باشد، یک تورنمنت 5K یا یک تورنمنت ورزشی، قالب جمع‌آوری کمک مالی شما الزامات لجستیکی مورد نیاز برای موفقیت آن را تعیین می‌کند.
هدف شما از جذب سرمایه چیست؟
میزانی که امیدوارید افزایش دهید، بر ملاحظات بودجه و اهداف فروش بلیط شما تأثیر خواهد گذاشت. درآمد شما باید از هزینه های شما بیشتر باشد تا به بازگشت سرمایه مثبت برسید. برای رسیدن به یک هدف دست یافتنی اما جاه طلبانه، با نتایج رویدادهای جمع آوری کمک های مالی گذشته مشورت کنید.
چه کسانی در این رویداد شرکت خواهند کرد؟
مخاطب هدف شما برای رویداد شما چه کسانی هستند؟ هم مخاطبان شرکت کننده و هم بینندگان خود را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، اگر میزبان یک تورنمنت ورزشی جوانان هستید، شرکت کنندگان شما ورزشکاران جوان و تماشاگران خانواده آنها خواهند بود. اگر میزبان یک رویداد 5K هستید، شرکت‌کنندگان ممکن است اعضای انجمن باشند و تماشاگران اعضای خانواده، دوستان و سایر اعضای انجمن باشند.
این رویداد کی و کجا برگزار می شود؟
برای میزبانی موفقیت آمیز رویداد خود به چه نوع مکانی نیاز دارید؟ هزینه اجاره محل برگزاری چقدر خواهد بود؟ آیا شرایط آب و هوایی وجود دارد که باید در فرآیند برنامه ریزی رویداد خود در نظر بگیرید؟
هرچه هنگام پاسخ دادن به این سوالات جزئیات بیشتری ارائه دهید، بقیه مراحل برنامه ریزی رویداد شما آسان تر خواهد بود.
2. حضور مورد انتظار و کارکنان لازم را تعیین کنید
رویدادهای جمع آوری کمک های مالی گذشته را مرور کنید تا نوع مشارکتی که می توانید برای رویداد ورزشی خود انتظار داشته باشید را درک کنید. درباره رویدادهای مشابهی که در جامعه شما میزبانی شده است تحقیق کنید و بررسی کنید که آیا می توانید به شماره حضور آن رویدادها دسترسی داشته باشید.
هنگامی که ایده خوبی از تعداد شرکت کننده در رویدادتان دارید، تعیین کنید که به چه تعداد کارمند و داوطلب رویداد نیاز دارید. رویدادهای ورزشی بزرگ ممکن است در چندین سایت برگزار شود، به این معنی که شما ممکن است به یک تیم داوطلب بزرگ نیاز داشته باشید تا رویداد به خوبی اجرا شود. حتی رویدادهای در مقیاس کوچکتر به چندین نقش داوطلب نیاز دارند، از ورود به داور تا داور و امتیاز.
وقتی نوبت به استخدام داوطلبان می رسد، با تماس شخصی با داوطلبان رویدادهای گذشته شروع کنید تا ببینید آیا آنها علاقه مند به کمک مجدد هستند یا خیر. همچنین می توانید یک تماس کلی برای کمک در وب سایت، خبرنامه ایمیل و صفحات رسانه های اجتماعی خود برقرار کنید.
مطمئن شوید که برای ثبت نام به داوطلبان هدیه هایی مانند یک تی شرت رایگان یا یک ناهار رایگان در روز رویداد ارائه دهید.
3. یک مکان را انتخاب کنید
تعیین محل برگزاری رویداد شما باید در اولویت قرار گیرد. بسته به نوع رویداد ورزشی که میزبانی می‌کنید، ممکن است تعداد مکان‌ها در منطقه شما محدود باشد. به عنوان مثال، ممکن است فقط یک یا دو باشگاه ژیمناستیک با فضای موجود وجود داشته باشد. در مقابل، اگر میزبان یک تورنمنت فوتبال هستید، ممکن است چندین زمین برای انتخاب وجود داشته باشد.
هنگام انتخاب مکان خود، نحوه رفت و آمد افراد به رویداد شما و اطراف سایت در روز رویداد را در نظر بگیرید. به عنوان مثال، آیا برای انتقال مردم از پارکینگ به محل برگزاری رویداد خود نیاز به اجاره اتوبوس های شاتل دارید؟ آیا برای مسدود کردن بخشی از خیابان باید با مقامات محلی تماس بگیرید؟ از قبل در مورد این ملاحظات خوب فکر کنید تا قبل از رویداد خود به علامت مورد نیاز خود برسید.
4. ساده کردن بلیط و ثبت نام
برای ساده کردن فرآیند ثبت نام، روی یک ابزار راحت و ساده بلیط سرمایه گذاری کنید. مشتریان باید بتوانند بلیط را مستقیماً از وب سایت شما خریداری کنند، چه از لپ تاپ یا دستگاه های تلفن همراه استفاده می کنند.
با استفاده از یک فرم ثبت نام آنلاین ساده، اطمینان حاصل کنید که فرآیند ثبت نام ورزشکار نیز ساده است. تدارکات رویداد را با شرکت کنندگان در میان بگذارید، مانند زمان ورود و نحوه ورود، تا مطمئن شوید که آنها در جریان روز بزرگ قرار دارند.
5. جذب حامیان مالی
حامیان مالی می توانند به پوشش هزینه رویداد ورزشی شما کمک کنند و در مورد محل برگزاری و سایر هزینه های سربار به شما انعطاف بیشتری می دهند. با کسب‌وکارهای محلی تماس بگیرید و بپرسید که آیا مایلند در ازای تبلیغات در وب‌سایت رویداد، بنر، تی‌شرت و سایر مواد تبلیغاتی، از رویداد شما حمایت مالی کنند. همچنین می‌توانید با رستوران‌های محلی تماس بگیرید تا ببینید آیا آنها مایل به اهدای غذا هستند یا قیمت‌های پذیرایی رویدادها را با تخفیف ارائه می‌دهند.
6. ایمنی را در اولویت قرار دهید
کادر پزشکی را در محل و آماده درمان آسیب دیدگی بازیکنان یا هواداران داشته باشید. از داوطلبان کمک های اولیه گرفته تا ایستگاه های هیدراتاسیون، مطمئن شوید که همه چیز را برای کمک به شرکت کنندگان در صورت نیاز و در صورت نیاز دارید.
سرمایه‌گذاری روی نرم‌افزار مدیریت داوطلبانه که مجهز به یک برنامه داوطلبانه است به شما این امکان را می‌دهد که کارکنان خود را مدیریت کنید و به سرعت با داوطلبان در مورد موارد اضطراری ارتباط برقرار کنید. این می تواند برای ایمن نگه داشتن شرکت کنندگان و کارکنان رویداد در حلقه حیاتی باشد.
7. برای آب و هوا آماده شوید
بسیاری از رویدادهای ورزشی در فضای باز برگزار می شوند، به این معنی که ممکن است مجبور شوید با آب و هوای غیرقابل پیش بینی روبرو شوید. در صورتی که آب و هوای نامساعد شما را از میزبانی رویداد در تاریخ اصلی باز می دارد، برای یک تاریخ بررسی باران برنامه ریزی کنید.
برخی رویدادهای ورزشی ممکن است بتوانند باران یا درخشش را ادامه دهند، اما آب و هوای بد می‌تواند بر تجربه تماشاگران تأثیر منفی بگذارد. ممکن است برای کمک به مردم در خشک ماندن در صورت بارندگی، چادرهایی را روی سفید کننده های تماشاچی قرار دهید.
یک روز گرم به ویژه می تواند چالش هایی را برای ورزشکاران و تماشاگران ایجاد کند. باید مطمئن شوید که مکان‌های زیادی برای نشستن در سایه و گرفتن آب وجود دارد تا شرکت‌کنندگان را هیدراته نگه دارد.
8 نقش داوطلب رویداد ورزشی برای پر کردن
اگر قبلاً یک رویداد بزرگ جمع‌آوری سرمایه را برنامه‌ریزی کرده‌اید، می‌دانید که بال زدن در آماده‌سازی کارساز نیست. قبل از شروع رویداد، مطمئن شوید که از قبل وظایف تعیین شده و یک برنامه کامل برای داوطلبان دارید.
برای کمک به شما، فهرستی از هشت نقش داوطلب ضروری برای رویداد بعدی جمع آوری کمک مالی مرتبط با ورزش شما تهیه کرده ایم:
1. راه اندازی
یک خدمه داوطلب را تعیین کنید که چند ساعت قبل از شروع رویداد شما (یا در صورت نیاز روز قبل) برای راه اندازی رویداد شما حضور پیدا کنند. آنها ممکن است چادر ثبت نام و جایگاه امتیازات شما را برپا کنند یا تابلوهایی را در اطراف محل برگزاری نصب کنند تا به مستقیم شرکت کنندگان کمک کنند.
2. ثبت نام و ورود
اگر رویداد شما یک تجربه با بلیط است، داوطلبانی را برای گرفتن بلیت اختصاص دهید و هنگام ورود ورزشکاران یا تیم ها را بررسی کنید. این داوطلبان اولین تصور را برای شرکت کنندگان ایجاد می کنند. برای تسهیل یک بررسی روان، مطمئن شوید که آنها به منابع مورد نیاز خود مجهز هستند. این ممکن است شامل تبلت هایی برای ردیابی حضور ورزشکاران یا برچسب های نام برای استفاده شرکت کنندگان باشد.
3. اطلاعات / پایگاه کمک های اولیه
اگر محل برگزاری رویداد شما دارای چندین میدان یا دادگاه است، اختصاص دادن داوطلبان به یک ایستگاه اطلاعات می تواند مفید باشد. شرکت‌کنندگان مکانی روشن و مرکزی برای دریافت پاسخ سوالات خود خواهند داشت. همچنین مفید است که ایستگاه کمک های اولیه خود را در نزدیکی میز اطلاعات خود قرار دهید و ایستگاه را به وضوح با علائم علامت گذاری کنید تا شرکت کنندگانی که به کمک پزشکی نیاز دارند بتوانند به سرعت کمک پیدا کنند.
4. امتیازات / کالا
فروش امتیازات می تواند به سازمان غیرانتفاعی شما کمک کند تا در طول رویداد شما سرمایه بیشتری جمع آوری کند. از داوطلبانی که تجربه آشپزی دارند بخواهید به پختن غذای کلاسیک مسابقات ورزشی مانند هات داگ و همبرگر کمک کنند. همچنین ممکن است تنقلاتی مانند چیپس و کلوچه و همچنین بطری های نوشابه و آب ارائه دهید.
اگر رویداد شما دارای کالاهایی مانند تی شرت و کلاه مارک دار است، می توانید داوطلبانی را نیز برای فروش این اقلام در غرفه کالای شما تعیین کنید.
5. گلزنان و داوران
رویدادهای ورزشی اغلب به گلزنان و داوران داوطلب نیاز دارند. با سازمان های داور محلی تماس بگیرید تا داوطلبان را برای مسابقات خود بخواهید. یک چک لیست آنلاین از وظایف قبل از بازی مانند بازرسی زمین، ملاقات با مربیان، تکمیل گزارش ها و بررسی بازیکنان ارائه دهید. در نهایت، فهرست دقیقی از قوانین و مقررات رویداد ورزشی خود را در اختیار داوران قرار دهید.
فن‌آوری امتیازدهی را در اختیار امتیازآوران قرار دهید و در صورت وجود، نحوه به‌روزرسانی جدول امتیاز را آموزش دهید. همچنین می‌توانید الگوهایی را برای پیگیری آمار و رده‌بندی بازیکنان و نوشتن گزارش در نظر بگیرید.
6. شناورها
همیشه مواردی وجود دارد که در طول یک رویداد ورزشی مطرح می شود، بنابراین ارزشمند است که تیمی از داوطلبان را تعیین کنید که آماده کمک در هر جایی هستند. شناورها را نقش خودشان قرار دهید، به جای اینکه داوطلبان را از نقش‌های دیگر بیرون بکشید، وقتی کارشان شلوغ می‌شود. نرم افزار مدیریت داوطلبانه می تواند به حفظ ارتباط بلادرنگ با شناورها کمک کند تا بتوانید در هر کجا که هستند با آنها تماس بگیرید.
7. متصدیان پارکینگ
پارکینگ اغلب جایی است که شرکت کنندگان بیشترین ناامیدی را پیدا می کنند. تیمی از داوطلبان ایجاد کنید که می توانند اطمینان حاصل کنند که روند پارک کردن تا حد امکان بدون درد و آسان است. نقشه های پارکینگ را به صورت آنلاین ارسال کنید تا داوطلبان و شرکت کنندگان بتوانند از قبل با مناطق پارکینگ آشنا شوند.
8. خرابی
به‌جای استفاده از همان خدمه‌ای که برای راه‌اندازی زودتر به محل رسیده‌اند، یک خدمه جدید را در برنامه تعیین کنید. چک لیستی از وظایف خرابی را در برنامه داوطلبانه خود ارسال کنید و لیست های چاپ شده را ارائه دهید. مطمئن شوید که همه داوطلبان خرابی از روش های ایمنی مناسب پیروی می کنند.
در نهایت، یک خدمه زباله رسمی را تعیین کنید و بخش هایی را برای نظارت و تمیز کردن در طول مسابقات به آنها اختصاص دهید. اگر لازم است برای پاکسازی اضطراری با آنها تماس بگیرید، در زمان واقعی با آنها در تماس باشید.
همه این نقش‌های داوطلبانه به موفقیت رویداد شما کمک می‌کنند، به این معنی که باید قدردانی از همه افراد درگیر را در اولویت قرار دهید. پس از پایان رویداد، ایمیل‌های سپاسگزاری دقیق ارسال کنید یا به داوطلبان هدایایی قدردانی کنید، مانند کارت‌های هدیه یا کیف‌های حمل و نقل.
چگونه برای جمع آوری کمک های مالی رویداد ورزشی خود تبلیغ کنید
رسانه‌های اجتماعی جزء اصلی زندگی روزمره ما هستند، و منصفانه است که بگوییم رویداد شما می‌تواند از ایجاد برخی علاقه‌مندی‌های آنلاین بهره ببرد. از رسانه های اجتماعی استفاده کنید تا مطمئن شوید که مردم از زمان و مکان رویداد شما مطلع هستند. با ارسال تیزرها شروع کنید و با نزدیک‌تر شدن رویداد، جزئیات دقیق‌تری را منتشر کنید.
هر چه بیشتر بتوانید این خبر را قبل، در طول و بعد از رویداد خود منتشر کنید، احتمال موفقیت آن بیشتر خواهد بود. در اینجا چند مورد از استراتژی های بازاریابی مورد علاقه ما وجود دارد که هنگام برنامه ریزی رویداد ورزشی خود، آنها را اجرا می کنید:
1. یک صفحه رویداد فیس بوک ایجاد کنید
فیس بوک مکانی طبیعی برای ترویج جمع آوری کمک های مالی رویدادهای ورزشی شما است زیرا روزانه 35 میلیون نفر رویدادهای عمومی را در فیس بوک مشاهده می کنند. از یک تصویر بنر با کیفیت بالا در صفحه رویداد خود استفاده کنید و اطلاعاتی را ارائه دهید که شرکت کنندگان بالقوه باید بدانند. این شامل جزئیات در مورد:
.چه فعالیت هایی در رویداد شما انجام خواهد شد
.چیزی که برای آن بودجه جمع می کنید
.چه کسی می تواند برای شرکت ثبت نام کند
.این رویداد کجا و چه زمانی برگزار می شود
.اطلاعات هزینه ورودی
می توانید به طور خاص با حامیان اختصاصی تماس بگیرید تا آنها را به رویداد خود دعوت کنید. مطمئن شوید که صفحه رویداد را به طور گسترده در گروه های فیس بوک و در فید خبری خود پست کنید تا رویداد خود را در رادار حامیان نگه دارید.
2. رویداد خود را در دیگر پلتفرم های رسانه های اجتماعی تبلیغ کنید
در حالی که فیس بوک گزینه های تبلیغاتی عالی را ارائه می دهد، مهم است که رویداد خود را از طریق تمام کانال های رسانه های اجتماعی خود تبلیغ کنید. در اینجا چند پلتفرم اضافی برای بررسی وجود دارد:
.اینستاگرام
.TikTok
.Eventbrite
صرف نظر از کانال هایی که انتخاب می کنید، ایجاد یک هشتگ منحصر به فرد، برگزاری مسابقات و هدایای بلیط و تشویق تعامل کاربر برای انتشار تا آنجا که ممکن است را در نظر بگیرید. رویدادهای ورزشی می‌توانند طیف گسترده‌ای از جمعیت‌شناختی مخاطبان را به همراه داشته باشند، بنابراین هرچه کانال‌های بیشتری برای تبلیغ رویداد خود استفاده کنید، مخاطبان بیشتری خواهید داشت.
3. از حامیان بخواهید که به تبلیغ رویداد شما کمک کنند
رویداد شما احتمالاً شامل مشارکت چندین سازمان مانند تیم‌های ورزشی محلی، فروشندگان مواد غذایی و حامیان مالی خواهد بود. از سازمان‌های شرکت‌کننده بخواهید رویداد شما را در صفحات رسانه‌های اجتماعی و سایر رسانه‌های بازاریابی تبلیغ کنند. در عوض، به طور علنی از آنها برای مشارکت آنها در رسانه های اجتماعی تشکر کنید و پیوندهایی را به صفحات رسانه های اجتماعی یا وب سایت های آنها به اشتراک بگذارید.
4. تبلیغات پولی را در نظر بگیرید
همه پلتفرم های اصلی رسانه های اجتماعی تبلیغات پرداخت به ازای کلیک را به عنوان راهی برای دستیابی به جمعیت هدف شما ارائه می دهند. این کانال ها و همچنین تبلیغات جستجوی گوگل، راهی ساده برای دستیابی بهتر به مخاطبان هدف شما ارائه می دهند. سازمان‌های غیرانتفاعی حتی می‌توانند برای برنامه Google Ad Grant درخواست دهند که ماهیانه 10000 دلار در تبلیغات رایگان Google به سازمان‌های واجد شرایط ارائه می‌کند.
5. با اخبار محلی ارتباط برقرار کنید
با رسانه های خبری محلی مانند روزنامه ها، ایستگاه های رادیویی و ایستگاه های تلویزیونی محلی تماس بگیرید و از آنها بپرسید که آیا آنها علاقه مند به تبلیغ رویداد ورزشی آینده شما هستند یا خیر. یک بیانیه مطبوعاتی با اطلاعاتی که رسانه های خبری محلی برای رویداد شما باید داشته باشند، مانند تاریخ، زمان، مکان و نحوه ثبت نام یا خرید بلیط بنویسید.
بسته شدن
با این نکات، سازمان غیرانتفاعی شما باید بتواند یک رویداد ورزشی جذاب را برنامه ریزی کند که حامیان جدید و بودجه برای ماموریت شما به ارمغان بیاورد.
هر رویداد موفق با یک تیم اختصاصی از کارکنان و داوطلبان شروع می شود – و ابزارهای مناسبی که آنها را قادر می سازد تا نقش های خود را به طور موثر ایفا کنند. نرم‌افزار مدیریت داوطلبان بلومرنگ ابزارهای کاربرپسندی را برای سازمان‌های غیرانتفاعی ارائه می‌کند که برای ساده‌سازی جذب، زمان‌بندی، ارتباطات و قدردانی از داوطلبان نیاز دارند. به علاوه، برنامه تلفن همراه داوطلب بلومرنگ ارتباطات را در روز رویداد متمرکز می کند و همه داوطلبان را در جریان تغییرات برنامه یا رویدادهای غیرمنتظره نگه می دارد.
به دنبال اطلاعات بیشتر در مورد برنامه ریزی رویدادها و مدیریت موفقیت آمیز داوطلبان هستید؟ این منابع اضافی را بررسی کنید:
چک لیست نهایی برنامه ریزی رویداد غیرانتفاعی برای موفقیت.
از برنامه‌ریزی بودجه‌تان گرفته تا حمایت‌های مالی، در اینجا چک لیست کامل برنامه‌ریزی رویداد غیرانتفاعی برای یک رویداد جمع‌آوری سرمایه موفق است.
راهنمای هوشمند غیرانتفاعی برای مدیریت داوطلبانه.
تعامل مداوم با داوطلبان و سرپرستی آنها می تواند به شما در ایجاد روابط طولانی مدت کمک کند. برای ارتقای استراتژی مدیریت داوطلبانه خود، نکات موجود در این راهنما را دنبال کنید.
نظرسنجی های داوطلبانه: نکات و بهترین سوالات برای پرسیدن
برای بازخورد یک راه عالی برای تکامل برنامه شما و جذابیت بهتر برای ترجیحات حامیان است. این راهنما نکات و بهترین سوالات را ارائه می دهد.